Käesolev postitus on jätk minu eelmisele protsessijuhtimise küpsusastme postitusele. Antud postituses kirjutan täpsemalt lahti protsessijuhtimise 3-5 taseme tunnused ning annan mõned soovitused, kuidas sinna liikuda.

Tase 3 – Standardiseeritud

3.taset iseloomustab protsesside standardiseeritus. Kõik ettevõtte protsessid on kaardistatud ja dokumenteeritud kokkulepitud standardi (tavapäraselt BPMN) kohaselt. Protsessidest arusaamiseks ning nende järgi käitumiseks on ettevõttes läbi viidud koolitusi kõikidele töötajatele. Ettevõttes on vaikimisi kokkulepe, et kõik töötajad peavad kokkulepitud protsesside järgi toimetama. Eraldi jälgitakse seda, kas töötajad peavad kinni protsesside kokkulepetest.

Mõned tunnusmärgid, et ettevõte asub 3. tasemel:

  • Kõik ettevõtte töötajad on läbinud protsessijuhtimise teemalised koolitused;
  • Ettevõtte tiimide/meeskondade mõõdikutes kajastuvad ka protsessidega seotud mõõdikud;
  • Kõik töötajad, kes kaardistavad/täiustavad protsesse, kasutavad sama BPM töövahendit ja lähtuvad samast standardist (tavapäraselt BPMN);
  • Kõik töötajad, kes tarbivad protsesse, oskavad kasutada protsesside repositooriumi;
  • Protsessijuhtimist koordineeritakse keskselt;
  • Igale protsessile on määratud oma protsessi omanik, kes vastutab protsessi toimimise eest;
  • Protsesside täiustamist juhitakse keskselt;
  • Protsesside muudatuste juhtimist tehakse keskselt;
  • Kasutusel on mitteametlik protsessimudelite kvaliteedi tagamise protsess;
  • Kõik protsessimudelid asuvad ühtses protsesside repositooriumis.

Tase 4 – Ennustatav

4.taset iseloomustab ennustatavus. See tähendab, et protsessidest saavad tulemuste ennustamisel olulised abivahendid. BPM CoE (Center of Excellence) jälgib ja mõõdab, kas protsesse jälgitakse ning kui hästi need töötavad. Juhul kui protsessides esinevad probleemid või need töötavad oodatust halvemini, algatatakse uus protsessi täiustamise tsükkel.

Mõned tunnusmärgid, et ettevõte asub 4. tasemel:

  • Osa ettevõtte BPM meeskonna inimesi on akrediteeritud BPM arhitektid;
  • Ettevõtte tiimide/meeskondade mõõdikutes kajastuvad ka protsessidega seotud mõõdikud;
  • Kõik töötajad, kes kaardistavad/täiustavad protsesse, kasutavad sama BPM töövahendit ja lähtuvad samast standardist (tavapäraselt BPMN);
  • Ettevõtte juhtkond on vastutav protsesside haldamise eest;
  • Kõik protsessimudelid asuvad ühtses protsesside repositooriumis.
  • Protsesside omanikud juhivad aktiivselt enda vastutuse all olevaid protsesse;
  • Kõik ettevõtte protsessid on standardiseeritud;
  • Kõik töötajad, kes kaardistavad/täiustavad protsesse, kasutavad sama BPM töövahendit ja lähtuvad samast standardist (tavapäraselt BPMN);
  • Kõik töötajad, kes tarbivad protsesse, oskavad kasutada protsesside repositooriumi;
  • Protsesside muudatuste juhtimist tehakse keskselt;
  • Protsesse ei juurutata enne, kui need on läbinud kokkulepitud reeglitele vastava kvaliteedikontrolli;
  • Kõik protsessimudelid asuvad ühtses protsesside repositooriumis aga need on klassifitseerimata;

Tase 5 – Uuenduslik

5.tasemel asuva ettevõtte protsessid on optimeeritud ning protsesside pidev täiustamine on muutunud loomulikuks osaks ettevõtte igapäevases töös. IT lahendusi kasutatakse erinevate töövoogude ühendamiseks ning protsesside kvaliteedi ja efektiivsuse tõstmiseks.

Mõned tunnusmärgid, et ettevõte asub 5. tasemel:

  • Paljud ettevõtte BPM meeskonna inimesed on akrediteeritud BPM arhitektid;
  • Ettevõtte tiimide/meeskondade mõõdikutes kajastuvad ka protsessidega seotud mõõdikud;
  • Protsesside testimiseks ja katsetamiseks kasutatakse simulatsioone;
  • Protsessijuhtimist koordineeritakse keskselt (vastutab BPM Center of Excellence);
  • Protsesside muudatuste haldust juhitakse keskselt (vastutab BPM CoE);
  • Meeskonnad on omaks võtnud pideva täiustamise mõtteviisi;
  • Ettevõtte äriprotsesside arhitektuur on kihiline – st rakendatud on hierarhilist modelleerimist ning erineva detailsusega protsessimudelid asuvad erinevatel “kihtidel”;
  • Protsessimudelite ajakohasust ja protsesside toimivust auditeeritakse pidevalt;
  • AS-IS protsesside analüüsimiseks on võimalik kasutada protsesside kaevet (process mining);
  • Kõik protsessimudelid asuvad ühtses protsesside repositooriumis ja need on klassifitseeritud.

Kas märkasid, et IT lahendusi maniti alles viienda küpsusastme juures? Ja see on ka igati loogiline, kuna kõigepealt tuleb ikka oma protsessid paika saada ning seejärel hakata alles automatiseerima 🙂 .

Kui soovid rohkem teada saada protsessipõhisest juhtimisest, siis minu aprillis toimunud veebiseminar on järelkuulatav siit –https://kreetsolnask.podia.com/milles-seisneb-protsessipohine-juhtimine .

Oma ettevõtte äriprotsesside entusiastide koolitamiseks ja võimestamiseks on sobilik minu äriprotsesside kirjaoskuse koolitus –   https://koolitus.ee/koolitused/9756/koolitus-ariprotsesside-kirjaoskuse-koolitus.

Kui soovid äriprotsesside teemalist nõustamist või mentordamist, siis kirjuta mulle!