Ühe äriprotsessi mitu nägu

Tänases blogipostituses tahan põgusalt arutleda äriprotsesside perspektiivi teemal. Olen oma koolitustel lasknud osalejatel eri gruppides sama protsessi modelleerida ning alati on tulemuseks erinevad protsessijoonised. Kuidas nii? See on sellepärast, et eri grupid joonistavad sama protsessi erinevate osapoolte perspektiivist. Käesolevas postituses tahangi rõhutada, et lisaks äriprotsesside raamistiku paikapanemisele (kes ei mäleta, siis sellest rääkisin siin postituses) on vaja enne modelleerimist läbi mõelda ka see, kelle vaatest või perspektiivist antud protsessi modelleeritakse.

Sama protsessi mitu nägu

Perspektiiv määrab ära protsessi fookuse ning annab juhise, kes on protsessis nö peamine aktor ning kelle tegevustele rohkem keskenduda. See, milline perspektiiv valida, sõltub omakorda sellest, mida tahetakse protsessimudeliga saavutada. Näiteks antud postituses kasutatud veebitellimuste protsessi puhul võib olla kliendi vaatest joonistatud protsessi eesmärk jõuda arusaamisele, kuidas klient veebipoega suhtleb, et osata selle pinnalt parandada kliendikogemust või kliendi teekonda antud protsessis. Süsteemi (veebipood, majandustarkavara, postiautomaat) perspektiivist joonistatud protsess võib teenida aga hoopis teistsuguseid eesmärke – seda saab kasutada veebipoe ja majandustarkvara kasutusjuhendis, see võib samuti olla alus süsteemi (veebipood ja majandustarkavara) efektiivistamisel või siis hoopis osa süsteemi arenduse lähteülesandest.

Järgnevalt olen lahti modelleerinud veebitellimuste protsessi kahest erinevast vaatest:

• Esimene joonis kajastab veebitellimuse protsessi kliendi perspektiivist;
• Teine joonis kajastab veebitellimuse protsessi süsteemi perspektiivist.

Veebitellimuste protsess kliendi vaatest

Esimese protsessi puhul on näha, et kliendi ujumisrajas toodud tegevusi on rohkem kui teises protsessis st. et teatud tegevuste järgnevus ja loogika on detailsemalt lahti modelleeritud kui teises protsessis. Samuti on kliendiga suhtleva osapoolena näidatud veebipoodi mitte kogu süsteemi (veebipood, majandustarkavara ja pakiautomaat), kuna veebipood on see keskkond, millega klient antud protsessis enim kokkupuudet omab. Erinevus teise modelleeritud protsessiga on veel see, et lahti on modelleeritud ka sellised tegevused nagu “toodet pakkuva firma veebilehele minemine” ja “veebilehelt toodete otsimine”, kuna klienditeekonna vaatest on need olulised sammud.

Veebitellimuste protsess süsteemi vaatest

Teise protsessi puhul on näha, et süsteemi basseinis on eraldatud ujumisradadena süsteemi komponendid – pakiautomaat, veebipood ja majandustarkvara. Süsteemi tegevusi on püütud detailsemalt lahti modelleerida ning neid ka vastava komponendi ujumisrajale paigutada. Samas on osasid kliendi tegevusi kajastatud pigem lakooniliselt – nt on lihtsalt näidatud, et kliendile saadetakse arve, kuid pole kliendi poolel lahti modelleeritud arve tasumise tegevust. Nö uus info, mis “koorub välja” teiselt jooniselt on see, et kliendi tellitud kaupa ei pruugigi olla selles laos, kust veebipood oma tellimusi välja saadab, vaid kauba peab näiteks mõnest poest veel lattu tellima. Samuti on detailsemalt lahti modelleeritud toote kättesaamise tegevus. Jooniselt on näha, et tegelikult on kliendil võimalik kaubale ise poodi järgi minna või siis oma tellimus pakiautomaadist kätte saada.

Nagu nägime siis aitab äriprotsessi perspektiivi valimine ja äriprotsessi eesmärgi läbimõtlemine, teha otsust, mida protsessimudelil millise detailsusega kajastada. Mudelite loomise juures on alati kõige keerulisem otsustada, millise detailsusega modelleerida! Tasub silmas pidada, et mudel on alati reaalse maailma tõlgendus või lihtsustus ning teatavasti läheb tõlkes ka infot kaduma. Seega ei ole mudelile mõistlik (ja tihti ka võimalik!) panna kogu reaalse maailma infot. Paratamatult peab tegema otsuse, mis on antud perspektiivist ja eesmärgist lähtuvalt kõige optimaalsem.

“The same process may look completely different for each participant, and how it looks depends on its perspective. This results in different process models” Jakob Freund, Bernd Rücker (allikas “Real life BPMN“)

Koostöös IT koolitusega olen läbi viimas äriprotsesside kirjaoskuse teemalist koolitust – https://koolitus.ee/koolitused/9756/koolitus-ariprotsesside-kirjaoskuse-koolitus. Äriprotsessi perspektiivi küsimuse “otsa põrkame” kohe kui hakkame koolitusel ka ise äriprotsesse kaardistama. Koolituse käigus saamegi arutada sama protsessi erinevaid perspektiive ja seda, kuidas see mõjutab meie protsessimudeli detailsust.

Kui sind kõnetavad teemad, mida oma blogis kajastan, siis võta minuga julgelt ühendust!