Eksimine on inimlik!Keegi meist ei ole täiuslik ja me kõik teeme vigu!

Sattusin hiljaaegu lugema ühte raamatut, milles tutvustati Jaapani kultuuriruumist tulenevat Hansei mõistet. Hansei tähendabki protsessi, mille käigus õpitakse oma vigadest, selleks et järgmisel korral parem olla. Hansei protsessi üheks võtmekomponendiks on tagasivaate koosolekud (hansei-kai), mille käigus analüüsitakse, mis läks hästi ja mis halvasti. Sellest raamatust inspireerituna mõtlesin kirjutada postituse vigadest, mida mina olen erinevates protsessikaardistuse projektides teinud. Ning muidugi ka sellest, mida ma nendest vigadest õppisin 🙂

Õppetunnid äriprotsesside kaardistamisest

1. õppetund

Kui sa õigel hetkel õigeid inimesi (seotud osapooli) ei kaasa, siis võib kõige halvemal juhul olla “rong juba läinud”. Iga äriprotsesside kaardistamise projekt on oma olemuselt ka muudatuste juhtimine ning õigel ajal õigete inimeste kaasamine on edu saavutamisel võtmetähtsusega!

Iga äriprotsesside kaardistamise ja optimeerimise projekt on samaaegselt ka muudatuste juhtimise projekt. Seega on oluline siin arvestada muudatuste juhtimise põhitõdedega. Üks kõige olulisem põhimõte on see, et muudatus peab kõigepealt toimuma isiklikul tasandil (loe täpsemalt siit) . Ehk siis protsessiga seotud inimesed peavad olema valmis ise muutuma ja neil peab olema valmisolek muudatusega kaasa minna.

Esimese asjana on sul vaja välja selgitada, keda ja millisel hetkel on vaja kaasata. Seega on vaja läbi viia seotud osapoolte ja nende huvide analüüs. Kel kohe huvi, siis saab siit inglise keeles selle kohta lugeda. Plaanin lähitulevikus selle kohta eraldi postituse ka teha. Nüüd selleks, et saada inimesed endaga “samasse paati”, on vaja nendega inimlikult suhelda, vajadusel neid toetada ja nõustada. Võimaluse korral praktiseeri näost näkku suhtlust!

Seotud osapoolte vähene kaasamine on probleemiks just suuremate/ keerulisemate äriprotsesside puhul. Mainitud protsessidel võib seotud osapooli olla nii palju, et silme eest läheb kirjuks. Sellistel puhkudel on alati kiusatus mõni vähemtähtis osapool välja jätta aga seda ei tasuks teha, sest just nemad võivad saada komistuskiviks hilisemas protsessi juurutamise etapis.

2. õppetund

Dokumentatsioon (juhendid, süsteemi kirjeldus, analüüsid, lepingud, seadusandlus vms) peegeldab teatud hetke seisu ning võib olla lugemise hetkeks vähemal või suuremal määral aegunud. Samuti on see alati kirjutatud teatud eesmärki või vaadet silmas pidades, mis ei pruugi kattuda sinule vajaliku vaatega. Seega on mõistlik alati selle sisusse kriitiliselt suhtuda ja see õigete inimestega üle valideerida.

Minu äriprotsesside kaardistamise töövoos on tavaliselt esimeseks sammuks olemasoleva dokumentatsiooniga tutvumine. Seda teen ma selleks, et saada paremat ülevaadet konkreetse ettevõtte ärispetsiifikast ning, et ennast paremini kaardistamise töötubadeks ette valmistada. Tegelikult on minul mainitud esimese sammuga seoses isegi mitu õppetundi:

  • Esimene on see, et tuleb alati silmas pidada, et lepingud on ikkagi eelkõige juriidilised konstruktsioonid ning päriselu ei pruugi alati lepingu järgi toimida. Mul oli kunagi üks kaardistuse projekt, milles kliendi töötajad ütlesid, et teevad oma tööd nii nagu lepingus on kirjas. Sai siis selle järgi ka esimesed protsessimudelid tehtud, kuni selgus, et tegelikkus oli natuke teistsugune.
  • Teine õppetund on see, et erinevaid analüüse/süsteemide kirjeldusi aluseks võttes, tuleb alati arvestada, et need ei ole peaagu kunagi ajakohased! Need on üldjuhul ajakohased ainult sel hetkel kui need valmivad.

Nimetatud õppetundidest võtsin kaasa selle, et ei tohiks eeldada, et lepingud kajastavad päriselu või et erinevatest dokumenditest saan kätte kõige ajakohasema info . Alati tuleb kõik kahtluse alla seada ja protsessiga seotud inimestega tekkinud küsimused üle täpsustada.

3. õppetund

Intervjuudel/töötubades jälgi põhimõtet, et küsitled eri valdkondade ja eri hierarhiatasemel olevaid inimesi eraldi.

See on teadmine, mida igale analüütikule koolipingis õpetatakse, aga seda ei taha keegi usukuda enne kui on ise kõrvetada saanud. Minul on olnud kogemus ühe rangelt hierarhiatasemeid jälgiva organisatsiooniga, kus proovisin pingelise ajagraafiku tõttu intervjuusid kombineerida. See päädis sellega, et intervjuudel kõik inimesed oma arvamust avaldada ei julgenud ning lõpuks pidin vajaliku info kättesaamiseks ikkagi veel täiendavaid intervjuusid tegema. Ehk siis vahel võib aja kokkuhoid olla lihtsalt näiline ja ei tasu minna lihtsama vastupanu teed!

Nimetatud õppetundi olen mina kogenud pigem hierarhiliste organisatsioonide juures. Samas võib see esineda vabalt ka vähem hierarhilises organisatsioonis. Määravaks saab see kui mugavalt ettevõtte inimesed end üksteise seltskonnas tunnevad.

4.õppetund

Ära eelda, et sinu protsessimudeleid ja/või kirjeldusi oskavad kõik lugeda! Mina olen õppinud, et iga äriprotsesside kaardistamise projekt on ühtlasi ka protsessidega seotud inimeste koolitamise projekt. Kui sa tahad, et keegi oskaks hiljem ka mudelisse modelleeritud tarkust kasutada, siis on vaja panustada inimeste koolitamisse.

Jällegi oleks lihtsam ja kiirem protsessimudelid valmis joonistada ning kliendile lihtsalt üle anda. Antud stsenaariumi lõpeb tavapäraselt sellega, et need mudelid leiavad oma koha kusagil “sahtlipõhjas” ja keegi neid aktiivselt kasutama ei hakka. Võibolla olete kuulnud Pareto prinsiibist, mis ütleb, et 20% panust toob 80% tulemusi? Vot siin ongi selle 20% panuse koht – protsessidega seotud inimeste koolitamine, annab tulemuseks selle, et nad oskavad hiljem mudelisse modelleeritud tarkust ka kasutada.

Mina vaatan igat äriprotsesside kaardistamise projekti teekonnana, mille käigus tekib teekonnale kaasatud inimestel arusaam oma rollist ja kuuluvusest ettevõtte ökosüsteemis. Nagu misiganes teekonnal, tuleb ka sellel ette komistuskivisid, millest midagi õppida. Ja seda ikka selleks, et järgmisest komistuskivist juba teadlikumalt mööduda.

Koostöös IT koolitusega olen läbi viimas äriprotsesside kirjaoskuse teemalist koolitust, millele käigus jagan enda õppetunde erinevatest projektidest –  https://koolitus.ee/koolitused/9756/koolitus-ariprotsesside-kirjaoskuse-koolitus.

Hetkel on samuti välja töötamisel koolitus targale tellijale, mille käigus mõtestatakse lahti vajalikud eelteadmised ja oskused IT projektide juhtimiseks ning õpetatakse, millisel tasemel ja detailsusega analüüsi võiks üks tark tellija ise osata teha. Kui tahad selle koolituse kohta rohkem infot, siis võta minuga julgelt ühendust!