Kuna pilt ütleb rohkem kui tuhat sõna, siis olen viimasel ajal hakanud ka erinevaid enda tegevusi äriprotsesside vahendusel visualiseerima. Antud postituses tutvustan enda AS-IS äriprotsesside kaardistamise tööprotsessi. Modelleerin enda töövoo BPMN notatsioonis ning selgitan lahti, milliseid tegevusi millises järjekorras tavapäraselt teen.
Tavapäraselt algab äriprotsesside kaardistus vajadusest paremini aru saada, kuidas teatud töövood hetkel käivad ning millised osapooled sellega seotud on. Selline vajadus võib näiteks tekkida teenuse kvaliteedi parendamise raames, ettevõtte digitaliseerimise algatustest või infosüsteemide arendamisega seoses.
Mida modelleerida?
Kõigepealt on vaja endale tekitada arusaam ettevõtte/asutuse erinevatest äriprotsessidest ning sellest, millist äriprotsessi kaardistama on vaja hakata. Kui sellist arusaama ei ole, tuleb kõigepealt luua ettevõtte äriprotsesside arhitektuur. Väga uhke mõiste aga sisuliselt tähendab see kõikide ettevõtte äriprotsesside organiseeritud kogumit. Organiseerimise all mõtlen seda, et üldisema taseme protsessid on eristatud madalama taseme protsessidest ning seatud omavahelisi hierarhiaid kujutavasse nimekirja või on seda hierarhiat mingil kujul visualiseeritud.
Kui äriprotsesside arhitektuur on olemas, siis oleks vaja loodud organiseeritud nimekirjast valida see kõige olulisem äriprotsess, mida kaardistama minnakse. Seda saab teha äriprotsesside prioriseerimise kaudu ning sellest olen kirjutanud eraldi blogipostituses – https://kreetsolnask.com/kust-ma-tean-milliseid-ariprotsesse-koigepealt-kaardistada/ .
Edasi jätkub töö selle ühe kõige olulisema äriprotsessiga. Enne modelleerimist on vaja tellijaga/äriprotsessiga seotud osapooltega kokku leppida, mis on äriprotsessi kaardistamise eesmärk ning milline peaks sellest eesmärgist tulenevalt olema protsessimudeli detailsus. Kui tarkvaraarendajale on vaja väga detailset ja tehniliselt nüanssirohkem protsessimudelit, siis näiteks teenusejuhile sobib tase üldisem protsessimudel. Väga oluline on, et modelleerimise eesmärgi ja detailsuse kokkulepe oleks olemas enne mudeli joonistamist!
Kust saada äriprotsessi kohta infot?
Igasugust äriprotsessi on palju lihtsam modelleerida siis, kui sul on olemas taustateadmine selle protsessi kohta – sisuliselt on vaja aru saada, mida modelleeritav äriprotsess üldse sisaldab, millised osapooled on sellega seotud ning kuidas see konkreetne äriprotsess ettevõte/asutuse teiste äriprotsessidega seostub (nö suur pilt). Sellise taustateadmise saab tekitada erinevate äriprotsessiga seotud materjalide läbitöötamisega või kui selliseid materjale ei ole, siis äriprotsessiga seotud osapoolte intervjueerimise kaudu. Arvestama peab seda, et kui äriprotsessiga seotud alusmaterjalid puuduvad, siis peab selle võrra rohkem intervjuude voore läbima.
Aga mida teha siis kui äriprotsessiga seotud osapooled ei ole valmis intervjuude käigus rääkima? Vahel ikka juhtub, et mõni inimene ei suuda ennast selgelt väljendada või on tema igapäevased tegevused tema jaoks nii iseenesest mõistetavad, et ta ei oskagi neid kirjeldada. Sellisel juhul on väga heaks metoodikaks vaatlus – sisuliselt lähed protsessiga seotud osapoolte juurde kohale ja jälgid, kuidas nad enda tööd teevad.
Juhul kui olemasoleva äriprotsessi toetamiseks on loodud mingi infosüsteem, siis võib väga head infot saada ka infosüsteemide logidest. Sõltuvalt infosüsteemi logide granulaarusest, võib sealt olla võimalik välja lugeda, milliseid infosüsteemi mooduleid või funktsionaalsusi, millises järjekorras läbitakse. Sellise lähenemise inglise keelne koondmõiste on Process Mining – kel huvi võib internetist lähemalt uurida.
Kuidas modelleerida?
Nüüd peaksid olema äriprotsesside kaardistamisel juba sellises punktis, et on aeg hakata BPMN-is mudelit modelleerima. Aga enne veel võiksid paika panna oma äriprotsessi skoobi – see annab kindluse, et oled koostöös seotud osapooltega läbi mõelnud, milline on minu äriprotsessi ulatus. Äriprotsesside skoobist ehk raamistikust olen kirjutanud eraldi blogipostituse – https://kreetsolnask.com/kuidas-alustada-ariprotsessi-modelleerimist/ Võtmetähtsusega on äriprotsessiga seotud osapooltega koos paika panna äriprotsessi algus- ja lõppsündmus!
Lõpuks tuleb äriprotsess BPMN notatsioonis (võib muidugi kasutada ka mõnda muud notatsiooni, minu isiklik lemmik on lihtsalt BPMN :)) ära modelleerida. Ära ei tohi unustada, et seda modelleeritud protsessi tuleb kindlasti vähemalt korra protsessiga seotud osapooltega valideerida! Oluline on, et protsessimudelist saaksid lisaks modelleerijale aru ka kõik protsessiga seotud osapooled ning siin tuleb võtta niipalju aega kui vaja, et mudel nendega läbi käia ja nende heakskiit saada.
Mis saab edasi?
Kui läheb hästi ja protsessiga seotud osapoolte heakskiit saabub kiirelt, siis palju õnne, oled edukalt jõudnud ühe äriprotsessi kaardistatud. Tavapäraselt nii hästi lähe ning sõltuvalt protsessiga seotud osapoolte tagasisidest võib olla vajadus ümber mõtestada protsessi skoop (kirjeldada uuesti äriprotsessi raamistik) või teha täiendusi AS-IS protsessimudelisse.
Varem või hiljem jõuavad kõik protsesside kaardistused sellisesse seisu, et on tekkinud protsessiga seotud osapoolte poolt heakskiidu saanud AS-IS protsessimudel. Võin teid lohutada, et sellega töö ei lõppe – järgmise sammuna on vaja AS-IS protsessi analüüsida, tuvastada selles probleemkohad ning neile lahendusi leides disainida TO-BE tööprotsesse. Aga sellest kirjutan juba eraldi postituses, milles tutvustan taaskord äriprotsessi kaudu enda lähemist.
Koostöös IT koolitusega olen läbi viimas äriprotsesside kirjaoskuse teemalist koolitust, millele raames rakendame siin postituses kirjeldatud äriprotsessi kaardistamise tööprotsessi – https://koolitus.ee/koolitused/9756/koolitus-ariprotsesside-kirjaoskuse-koolitus.
Kui sind kõnetavad teemad, mida oma blogis kajastan, siis võta minuga julgelt ühendust!
0 Comments
1 Pingback