Käesoleva blogi kõige esimeses postituses kajastasin seda, miks on äriprotsesse vaja ja mida annab nende kaardistamine. Hetkel on tunne, et vahepeal möödunud 2 aasta jooksul on minu kogemustepagas mõnevõrra täienenud ning antud teemat oleks vaja värskete mõtetega uuesti käsitleda. Seega on antud blogipostituse fookuses taaskord seesama küsimus, et mida ikkagi annab meile teadlikkus oma äriprotsessidest?

Kindlasti olete erinevates valdkondades kohanud jäämäe analoogiat, milles jäämäe tipp visualiseerib seda kõige nähtavamat osa. Samal analoogial põhineva visualiseeringu tegin ka protsessipõhise juhtimise kohta. Tihti arvatakse, et protsessipõhine juhtimine võrdubki protsesside kaardistamisega.

Kuna protsessimudelid on selle tegevuse kõige tajutavam tulem, siis on isegi mõistetav, miks nii arvatakse. Samas ei ole mõistlik protsesse kunagi kaardistada lihtsalt selle tegevuse enda pärast! Peaks olema sügavam põhjus, miks seda tehakse. Ja needsamad sügavamad põhjused asuvadki nö “veepinna” all. Mida sügavamal need asuvad, seda vähem neid teadvustatakse.

Strateegiate elluviimine

Arusaam oma äriprotsessidest on tegelikult üks olulisemaid strateegiate ja eesmärkide elluviimise eeldusi! Minu silmis on äriprotsessid eesmärgist lähtuvalt disainitud teekonnad, mis aitavad jõuda punktist A punkti B. Need aitavad lahti mõtestada, KUIDAS oma eesmärkideni jõuda! Ja hästi disainitud protsessid teevad seda vägagi edukalt.

Näiteks võib mul olla isiklik eesmärk kasvatada käesoleva aasta lõpuks oma igakuist passiivset sissetulekut 500 eurole. Selleks panen paika strateegia, et teen seda enda veebikoolituste müümise kaudu. Selle eesmärgini jõudmiseks, panen enda jaoks paika ajaraami, mille jooksul seatud eesmärgi poole rühin. Ja ka tegevused, mis ma selle eesmärgi saavutamiseks tegema pean. Teisisõnu disainin endale äriprotsessi, mida sihikindlalt jälgima hakkan.

Tundub ju loogiline, eks? Aga mida ikkagi annavad siin protsessimudelid? Oletame, et pandud eesmärgi saavutamine läheb väga libedalt ja on näha, et turul on nõudlust minu veebikoolituste järele. Järgmine samm on veelgi suurema eesmärgi seadmine, mille ellu viimiseks ei piisa enam ühest inimesest. Olen jõudnud punkti, kus ma pean oma koolitusäri kasvatamiseks, võtma tööle täiendavaid inimesi. Ja vot sel hetkel, kui pead hakkama oma ülesandeid kellelegi delegeerima, on protsessimudel üks tänuväärne töövahend. Sa oled protsessimudeli näol dokumenteerinud kogu kvaliteetse teenuse loomise ja pakkumise protsessi ning see on väga hea materjal, mille abil uus inimene kiiresti “pardale” tuua.

Ettevõtte igapäevane juhtimine

Öeldakse, et head spetsialistid ei pruugi olla head juhid. Ometi ootame oma juhilt, et ta saaks aru meie igapäevastest tegevustest ja oskaks vajadusel nõu anda. Mina näen, et spetsialistist juhi tegemine ei olegi alati see kõige õigem lahendus. Vaja on vaid juhile piisavalt hästi selgeks teha, millega tema inimesed igapäevaselt tegelevad. Ja sellist arusaama aitavad jällegi väga hästi luua protsessimudelid. Need on justkui visuaalsed teekaardid, mis aitavad igapäevastes tegevustes orienteeruda ja annavad otsustamisel vajalikku taustainfot.

Ettevõtetes on tavapäraselt ikka sadu erinevaid äriprotsesse, mille kaasabil mingeid tooteid või teenuseid luuakse ja müüakse. Kogu selle “masinavärgi” hoomamine võib ühe korraliku kaardita olla paras väljakutse. Protsessimudelid tulevad siingi abiks. Oma protsesside visualiseerimine mudelina ning erinevate mudelite omavaheline linkimine annab sulle suunataju, sisuliselt GPSi, millega protsessiderägastikus õigesse kohta navigeerida.

Digitaalse transformatsiooni läbiviimine

Kui keegi mainib sõnapaari “digitaalne transformatsioon”, siis tavaliselt mõtleb ta selle all vajadust panna oma ettevõtte tehnoloogia (IT süsteemid, robotid, AI jne) kaasabil efektiivsemalt toimima. Minu eelnevalt toodud veebikoolituste näites võib digitaalne transformatsioon tähendada näiteks seda, et AI või spetsiaalsed IT lahendused aitavad mul veebikoolitusi kiiremini koostada.

Mida aga tihti ei tajuta on see, et enne tehnoloogia rakendamist on vaja väga hästi aru saada, kuhu ja mille hüvanguks seda rakendada on vaja. Siin tulevad taaskord mängu äriprotsessid, mille AS-IS (ehk olemasoleva) olukorra kaardistus annab ette pildi, kus on üldse mõttekas tehnoloogiat efektiivistamisel kasutada. Veebikoolituse näite puhul võiks AI kaasa aidata koolitusvideo automaatsel töötlemisel või koolituskava koostamisel. Ehk siis panen väga täpselt paika, millistes äriprotsessi sammudes ootan tehnoloogia tuge.

Seega kui mõne digitaalse transformatsiooni raames on plaanis äriprotsesse automatiseerida, siis see on esimene indikatsioon selle kohta, et kõigepealt on vaja AS-IS äriprotsesse kaardistada. Ja kindlasti on oluline määrata see fookus, kuhu tehnoloogiat rakendada plaanitakse.

Meeldiva töötajakogemuse kujundamine ja inimeste võimestamine

Oleme palju kuulnud kliendikogemusest aga mis on töötajakogemus?

“Töötaja vaatest on töötajakogemus lihtsalt reaalsus, mida nad kogevad organisatsioonis töötades. Töötajakogemuse moodustavad kõik kokkupuuted tööandjaga alates kandideerimise protsessist, kõigest, mis töökohal juhtub, kuni organisatsioonist lahkumiseni. Igal töötajal on individuaalne töötajakogemus.” (allikas – Brightera veebileht).

Kui kliendikogemuse vaatest on võtmetähtsusega kliendi teekond ehk protsess, mida ta teatud toote või teenuse tarbimiseks läbima peab, siis sama võiks kehtida ju ka töötajakogemuse puhul? Kindlasti on hea töötajakogemuse kujunemisel palju erinevaid tegureid aga mina näen, et üks võtmeteguritest on teadlikkus ja selgus ettevõtte äriprotsessides. Ilmselt meist kellelegi ei meeldiks töötada ettevõttes, kus eesmärgid ei saa täidetud, sest puudub kokkulepe, KUIDAS neid täita? Või sa pead igapäevaselt tegelema ainult ad-hoc “tulekahjude” kustutamisega?

Loen hetkel raamatut nimega “Äriilma mässulised”, mis kajastab väga mitmetes organisatsioonides läbiviidud vaatlusi ja nende pealt on näha, et tavapärased juhtimismudelid enam ei tööta! Ettevõtted peavad töötajate tööle meelitamiseks ja seal hoidmiseks üha enam panustama töötajakogemuse tõstmisele.

John Maxwell on kunagi öelnud “Juhid saavutavad suurepärasuse mitte lähtuvalt oma võimust, vaid võimekusest võimestada teisi“. Palju räägitakse sellest, et inimesi saab võimestada neid usaldades ja neile vastutust andes. Nagu juba eespool mainitud, siis võivad protsessimudelid olla väga head tööriistad vastutuse delegeerimisel. Samuti saab inimesi võimestada hästi disainitud nö inimkesksete protsesside kaudu. Näiteks võiksidki juhid delegeerida ainult eesmärke ning iga töötaja paneb sellest lähtuvalt paika enda töövoo, kuidas ta eesmärgid saavutab. Nii jõuame lõppkokkuvõttes inimkesksete protsessideni, mis oma olemuselt juba võimestavadki inimesi.

Koostöös IT koolitusega olen läbi viimas äriprotsesside kirjaoskuse teemalist koolitust, millele käigus õpetan, kuidas häid äriprotsesse disainida –  https://koolitus.ee/koolitused/9756/koolitus-ariprotsesside-kirjaoskuse-koolitus.