Erinevaid tööprotsesse analüüsides hakkab mulle peaaegu alati silma see, et keegi peab samu andmeid mitmesse süsteemi käsitsi sisestama. Mõnes protsessis on sellist mustrit vähem, teises jälle rohkem. Andmete sisestaja vaatest on sisuliselt tegemist dubleeriva tegevusega. Tööprotsesside tõhustamisel on üks oluline soovitus dubleerivate tegevuste vähendamine või isegi kõrvaldamine.

Aga kuidas siis selliseid dubleerivaid sisestustegevusi vähendada või kõrvaldada?

Automaatsed liidestused erinevate süsteemide vahel

Esimene ja ilmselt ka kõige kallim lahendusvariant oleks süsteemile arendada liidestused, mille kaudu liiguvad automaatselt ühte süsteemi sisestatud andmed teistesse süsteemidesse. Liidestus tähendab sisuliselt seda, et kokku on lepitud andmete formaat ja koosseis, mis ühest süsteemist teise liikuma peab. Sellise kokkuleppe põhjal on arendaja kirjutanud koodi.

Selle variandi puhul on võtmetähtsusega, et andmed oleksid standardiseeritud. See tähendab seda, et mõlemas süsteemis talletatakse samu andmeid samal kujul. Kui ma pean liigutama ühest süsteemist teise enda töötamistega seotud andmeid, siis peab olema kokku lepitud, milliseid objekte (töökoht, amet, vastutused vms) liigutatakse. Ning millised tunnused neid objekte kirjeldavad (töökoha puhul nt. tööandja nimi, tööandja aadress, otsese juhi nimi, tööstaaži pikkus vms). Täpsemalt võite andmetest ja andmekvaliteedist lugeda minu ühest varasemast postitusest.

Samuti on oluline lähtuda single source of data põhimõttest, mille järgi on üks alliksüsteem, kus toimub andmete parandamine ja täiendamine. Juhul kui mõnes muus süsteemis andmete kasutamise käigus selgub, et andmed vajaksid parandamist, siis tuleb see teave edastada alliksüsteemile. Ehk sisuliselt tuleks kokku leppida ka andmete parandamise ja täiendamise tööprotsess. Kui sellist loogikat ei jälgita, siis on oht, et samad andmed hakkavad erinevatest süsteemides elama oma elu. Selle tulemusena kaob ära ühtne andmeallikas, kus on alati tõene info.

Kolmas oluline nüanss, on erinevate süsteemide vaheline andmete sünkroniseerimise tihedus. Kokku on vaja leppida, kas andmeid sünkroniseeritakse jooksvalt (nö live-is), kord ööpäevas, kord nädalas või mõne muu sagedusega. Sünkroniseerimise tihedus sõltub vajadusest – ehk vaja on välja selgitada, millise tööprotsessi milline tegevus millise sagedusega neid andmeid tarbib.

Igasuguse arenduse puhul võiks alati kaaluda ka selle arenduse tasuvust! Kaaluda võiks, kui sage on see protsess, kus dubleerivalt andmeid sisestatakse (kas see toimub igapäevaselt, kord nädalas, kord kvartalis vms)? Ning kui palju inimesi on sellise protsessiga seotud? Kui tegemist on nt. kord kvartalis läbiviidava protsessiga ning sellega on seotud ainult mõned inimesed, siis suure tõenäosusega ei tasu liidestuse investeering ennast ära. Seega tuleks leida mõni muu lahendus, mis hõlbustaks sellist dubleerivat andmesisestust.

Automaatsed andmete liigutamise töövood erinevate süsteemide vahel

Kui liidestuse väljaarendamise investeering ei tasu ennast ära, siis järgmise sammuna võiks uurida erinevaid töövoogude ehitamise tööriistu. Näiteks Zappier ja Make on sellised, mida mina olen kasutanud ning mis võimaldavad üpris lihtsalt ise valmis komponentidest “ehitada” töövooge. Näiteks töövoogusid, mis liigutavad andmeid ühest kohast teise ja vajadusel ka vormindavad andmeid selle käigus ümber.

Nii Zappier https://zapier.com/apps/categories/databases kui ka ka Make https://www.make.com/en/integrations/category/databases?community=1&verified=1 toetavad integratsioone väga erinevate andmebaasidega, aga teatud juhtudel on vaja tasulist kontot.

Nimatatud töövoogude ehitamise puhul on väga oluline paika panna kogu tööprotsess, mida andmed peavad läbima. Näiteks võivad sellise töövoo puhul olla esimesed sammud üldse mingid andmete vormindamise või andmete kvaliteedi kontrolli sammud. Ning alles seejärel toimub nende liigutamine teise andmebaasi.

Antud lahendus ei nõua otseselt koodi kirjutamise oskust, küll aga võiks olla natuke tehnilisem taustateadmine ja arusaam andmebaasidest. Enne sellise lahenduse kasutamist, tasuks kindlasti oma IT osakonna/inimestega rääkida. Nemad oskavad tähelepanu juhtida selliste lahendustega seotud riskidele ja pakkuda võimalusi nende riskide maandamiseks. Tundlikke ja ettevõtte vaatest konfidentsiaalsete andmete puhul ei pruugi sellised “karbitooted” olla alati kõige õigem lahendus!

Pool-automaatsed andmete liigutamise lahendused erinevate süsteemide vahel

Kui ükski eelnevalt mainitud lahendustest ei ole sinu ettevõtte jaoks sobilik, siis on üheks võimaluseks luua seotud süsteemidesse lisafunktsionaalsused. Üks selline variant on luua nendesse süsteemidesse, kuhu soovitakse andmeid sisestada, võimalus andmeid üles laadida mõnest struktureeritud andmefailist. Struktureeritud andmefaili all on mõeldud andmefaili (nt. csv või xlsx), kus andmed on kokkulepitud struktuuri järgi talletatud.

Selline lahendus vähendaks andmete sisestamisele kuluvat aega, sest andmete sisestaja valmistab andmed ette ühekordselt (nt. Excelis) ja siis laeb sedasama ettevalmistatud faili erinevatesse süsteemidesse. Ettevalmistatud faili laadimiseks sihtsüsteemi on tegelikult erinevad võimalused. Kas läbi kasutajaliidesesse arendatud funktsionaalsuse või siis nt andmehalduri poolt otse andmebaasi. Esimene variant nõuab vajalikes kasutajaliidestes arendusi aga on kiirem, sest ei vaja andmehalduri tööpanust. Teine variant ei nõua ilmselt arendusi, st. on odavam aga siis peab arvestama täiendavalt andmehalduri tööpanusega.

Üks kõige suurem risk, mida selline struktureeritud faili kaudu andmete laadimine võib kaasa tuua, on andmekvaliteedi langus. Sest Excelis ei ole võimalik kõiki sisestavate väljadega seotud reegleid kontrollida. Kui andmete sisestaja ise hoolas ei ole, siis võivad süsteemi jõuda ebaloogilised või vigased andmed.

Kokkuvõte

Lisaks erinevate infosüsteemide liidestamisele leidub ka muid lahendusi, mis saavad aidata vähendada tööprotsessides esinevaid dubleerivaid andmesisestusi. Tuleb vaid leidlik olla ja natuke katsetada! Oluline on endale teadvustada, mis andmetega sa tegeled! Ning kaaluda, kas erinevad turul kättesaadavad lahendused ei kujuta sinu ettevõtte jaoks infoturbe riski.

Kui soovid rohkem teada protsessipõhisest juhtimisest 👉 https://kreetsolnask.podia.com/milles-seisneb-protsessipohine-juhtimine

Kui soovid õppida äriprotsesse kaardistama ja analüüsima 👉  https://koolitus.ee/koolitused/9756/koolitus-ariprotsesside-kirjaoskuse-koolitus

Kui soovid minu mentorlust oma äriprotsesside kaardistamise ja analüüsi projektis 👉https://calendly.com/kreetsolnask/30min