Äriprotsessi tõhustamise tööprotsess

Antud postitus on jätk minu eelmisele blogipostitusele, milles selgitasin protsessimudeli abil, kuidas äriprotsesse kaardistatakse. Käesolevas postituses näitlikustan protsessimudeli abil erinevaid samme, mida on vaja läbida ühe tööprotsessi optimeerimiseks. NB! Protsesside optimeerimise eeltingimuseks on AS-IS protsessimudel või muul viisil väljendatud väga hea arusaam olemasolevast protsessist!

Millest alustada protsesside optimeerimist?

Ekslikult arvatakse, et äriprotsesside optimeerimine on lihtsalt olemasoleva tööprotsessi automatiseerimine (nt. mõne IT lahenduse arendamine). Oma äriprotsesside kirjaoskuse koolitusel alustan protsesside optimeerimisest rääkimist alati oma lemmik Bill Gatesi tsitaadiga – “The first principle for any technology you contemplate introducing into a business is that automation applied to an efficient operation will magnify the efficiency. The second is that automation applied to an inefficient operation will just magnify inefficiency” . Seega tuleks alati enne automatiseerimist olemasolev tööprotsess disainida võimalikult mõistlikuks. Järgnevalt kirjeldatud sammud annavadki juhise, kuidas seda teha.

1.samm – probleemide tuvastamine ja juurpõhjuse analüüs

Tihti nimetavad seotud osapooled juba AS-IS protsessi kaardistamise käigus erinevaid probleemkohti, mis olemasolevas protsessis esinevad. Nende nimetatud probleemide puhul peab kindlasti läbi viima ka juurpõhjuse analüüsi ehk aru saama, millest probleem on tekkinud. Juurpõhjuse analüüsist olen täpsemalt kirjutanud ühes eelnevas blogipostituses. Kui te juurpõhjuse analüüsi läbi ei vii, siis võib juhtuda, et hakkate valele asjale lahendust otsima!

Miks mulle meeldib, et AS-IS protsessid ka üles joonistataks on sellepärast, et visuaalne protsessiskeem annab väga hea kiire ülevaate, kust võiks hakata optimeerimiskohti otsima. Potentsiaalsed kohad on protsessimudelis sellised, kus esineb väga palju tööde üleandmisi või “põrgatamisi” erinevate osapoolte vahel. Samuti tulevad visuaalselt protsessimudelil väga hästi välja nt dubleerivad tegevused.

2.samm – bürokraatia eemaldamine

Bürokraatia võib meist igaühe jaoks olla natuke erineva tähendusega. Tavaliselt on bürokraatia seotud vajadusega omada teatud tegevuste üle kontrolli, vigade tegemise hirmuga või igaks juhuks teatud tegevuste tegemisega. Erinevaid bürokraatlike samme võib leida protsessijoonistelt seal, kus esineb näiteks läbi mitme hierarhiataseme erinevaid kinnituste andmisi või kus on näha, et kontrollitakse pidevalt mõne teise rolli igat liigutust.

Bürokraatia võib esineda ka sellisel juhul, kui ettevõtte äriprotsesse ei ole pikka aega uuendatud. Sellisel juhul võib protsess sisaldada nö ajast maha jäänud tegevusi, mida pole enam antud protsessi läbimiseks vaja või mille tulemit ükski teine protsessi osapool enam ei tarbi.

Tundub uskumatu aga ka tänapäeval mängivad väga paljudes äriprotsessides tähtsat rolli ikka veel paberdokumendid, mida keegi näiteks arhiveerimise eesmärgil välja prindib või millelt keegi mõnda süsteemi infot sisestab. Sellised kohad on protsessides kindlasti esimesed, mis vajavad optimeerimist, sest dokumendipõhine andmete hoidmine ja haldamine on väga ressursimahukas.

3.samm – väärtuspõhine analüüs

Väärtuspõhise analüüsi kohta olen kirjutanud ühes eelnevas blogipostituses . Põhjalikumalt saate lugeda viidatud postitusest aga lühidalt selgitan selle metoodika põhimõtteid ka siin – sisuliselt on vaja aru saada, kes on antud äriprotsessi klient ning tuvastada, millised on kliendi jaoks väärtusetud tegevused.

• Kui äriprotsessi tegevused ei ole kliendi jaoks väärtuslikud ning nad ei loo ka ettevõttele väärtust, siis võib need tegevused äriprotsessist eemaldada.
• Kui äriprotsessi tegevused ei ole kliendi jaoks väärtuslikud aga loovad ettevõttele väärtust, siis neid tegevusi äriprotsessist eemaldada ei saa, vaid tuleb leida viisid nende optimeerimiseks.

4.samm – duplikaatide eemaldamine

Duplikaadid võivad äriprotsessides esineda mitmes kontekstis – näiteks dubleerivate tegevustena, dubleeriva andmekorje, -edastuse või -sisestusena. Dubleeriminine tekib tavapäraselt siis, kui mitmed protsessiga seotud grupid ei ole omavahel integreeritud – see tähendab, et ei suhtle omavahel, ei vaheta omavahel andmeid, koguvad ja haldavad andmeid ainult enda eesmärkidest lähtuvalt. Inglise keeles on selle nähtuse kohta väga tabav mõiste silos.

Silodest lahti saamiseks tuleks:

• minimeerida dokumentide põhist lähenemist – dokumentidelt andmete leidmine ja pärimine on väga ressursimahukas;
• elimineerida kohad, kus toimub dubleeriv andmesisestus ja/või andmete haldus – tuleks võimalikult palju taaskasutada juba teiste osapoolte poolt kogutud andmeid;
• elimineerida mitme töötaja poolt sama töö tegemine kui see ei ole põhjendatud äriprotsessi jõudluse tõstmisega;
• luua äriprotsessi tegevuste tarbeks ühtne andmeallikas (single source of data) – eduka andmehalduse üks põhitõdesid on, et kõik seotud osapooled tarbivad andmeid samast allikast. Ühtse andmeallika headeks näideteks on andmebaasid, millega on erinevad osapooled liidestatud või saavad APIde kaudu sealt andmeid pärida või ettevõtte/asutuse sees näiteks andmeladu, mille pealt saab erinevatele osapooltele genereerida vajaliku andmestiku/aruandeid vms.

5. samm – protsessi lihtsustamine

Kuidas saab teada, kas äriprotsess on liiga keeruline? Kui protsessis osalejaid teevad protsessi tegevuste raames väga palju vigu ja nad ei oska tegevusi teha kasutusjuhendita. Väga keerulisi protsesse võib ära tunda ka keeruliste protsessimudelite järgi – sellistel mudelitel on väga palju erinevat tüüpi otsustuskohti ning sõltuvalt protsessi sisendist palju erisusi. Samuti on keeruliste protsessidega tavapäraselt seotud väga palju erinevaid osapooli.

Protsessi lihtsustamisel võiks meeles pidada järgnevat akronüümi – KISS (Keep is simple, stupid!). Lihtsustamiseks proovi:

• vähendada protsessis esinevaid tööde üleandmisi;
• grupeerida samalaadsed tegevused kokku;
• analüüsida, kas kõik otsustuskohad on õige koha peal;
• lihtsustada mõnda andmesisestuse vormi.

6.samm – protsessi kogukestuse vähendamine

Protsessi kogukestust nimetatakse ka tsükli ajaks. Tegelikult aitavad kõik eelnevalt läbitud sammud protsessi tsükli aega vähendada.

• Kui sa vähendad protsessis tööde üleandmisi, siis vähenevad ooteajad ning väheneb ka protsessi tsükli aeg;
• Kui eemaldada väärtusetud tegevused või bürokraatlikud sammud, siis väheneb samuti protsessi tsükli aeg;
• Kui sa grupeerid või kombineerid samalaadseid tegevusi, siis saab sama töötsükliga need tegevused efektiivsemalt läbitud ning väheneb samuti tsükli aeg.

Kõik kõik nimetatud sammud on läbitud, siis oled eemaldanud protsessist ebaefektiivsused ning on aeg asuda automatiseerima. Siinkohal võiks enne uue infosüsteemi arendamist kaaluda juba ettevõttes/asutuses kasutusel olevate tarkvarade ja infosüsteemide taaskasutamise võimalust. Päris paljud tööprotsessid on oma olemuselt sarnased ning võibolla õnnestub väikeste modifikatsioonidega mõni olemasolev tarkvara kasutusele võtta.

Koostöös IT koolitusega olen läbi viimas äriprotsesside kirjaoskuse teemalist koolitust, millele raames rakendame ka siin postituses kirjeldatud äriprotsessi optimeerimise metoodikaid – https://koolitus.ee/koolitused/9756/koolitus-ariprotsesside-kirjaoskuse-koolitus.

Kui sind kõnetavad teemad, mida oma blogis kajastan, siis võta minuga julgelt ühendust!