Silt: protsessijuhtimise küpsusastmed

Käesolev postitus on jätk minu eelmisele protsessijuhtimise küpsusastme postitusele. Antud postituses kirjutan täpsemalt lahti protsessijuhtimise 3-5 taseme tunnused ning annan mõned soovitused, kuidas sinna liikuda.

Tase 3 – Standardiseeritud

3.taset iseloomustab protsesside standardiseeritus. Kõik ettevõtte protsessid on kaardistatud ja dokumenteeritud kokkulepitud standardi (tavapäraselt BPMN) kohaselt. Protsessidest arusaamiseks ning nende järgi käitumiseks on ettevõttes läbi viidud koolitusi kõikidele töötajatele. Ettevõttes on vaikimisi kokkulepe, et kõik töötajad peavad kokkulepitud protsesside järgi toimetama. Eraldi jälgitakse seda, kas töötajad peavad kinni protsesside kokkulepetest.

Mõned tunnusmärgid, et ettevõte asub 3. tasemel:

• Kõik ettevõtte töötajad on läbinud protsessijuhtimise teemalised koolitused;
• Ettevõtte tiimide/meeskondade mõõdikutes kajastuvad ka protsessidega seotud mõõdikud;
• Kõik töötajad, kes kaardistavad/täiustavad protsesse, kasutavad sama BPM töövahendit ja lähtuvad samast standardist (tavapäraselt BPMN);
• Kõik töötajad, kes tarbivad protsesse, oskavad kasutada protsesside repositooriumi;
• Protsessijuhtimist koordineeritakse keskselt;
• Igale protsessile on määratud oma protsessi omanik, kes vastutab protsessi toimimise eest;
• Protsesside täiustamist juhitakse keskselt;
• Protsesside muudatuste juhtimist tehakse keskselt;
• Kasutusel on mitteametlik protsessimudelite kvaliteedi tagamise protsess;
• Kõik protsessimudelid asuvad ühtses protsesside repositooriumis.

Tase 4 – Ennustatav

4.taset iseloomustab ennustatavus. See tähendab, et protsessidest saavad tulemuste ennustamisel olulised abivahendid. BPM CoE (Center of Excellence) jälgib ja mõõdab, kas protsesse jälgitakse ning kui hästi need töötavad. Juhul kui protsessides esinevad probleemid või need töötavad oodatust halvemini, algatatakse uus protsessi täiustamise tsükkel.

Mõned tunnusmärgid, et ettevõte asub 4. tasemel:

• Osa ettevõtte BPM meeskonna inimesi on akrediteeritud BPM arhitektid;
• Ettevõtte tiimide/meeskondade mõõdikutes kajastuvad ka protsessidega seotud mõõdikud;
• Kõik töötajad, kes kaardistavad/täiustavad protsesse, kasutavad sama BPM töövahendit ja lähtuvad samast standardist (tavapäraselt BPMN);
• Ettevõtte juhtkond on vastutav protsesside haldamise eest;
• Kõik protsessimudelid asuvad ühtses protsesside repositooriumis.
• Protsesside omanikud juhivad aktiivselt enda vastutuse all olevaid protsesse;
• Kõik ettevõtte protsessid on standardiseeritud;
• Kõik töötajad, kes kaardistavad/täiustavad protsesse, kasutavad sama BPM töövahendit ja lähtuvad samast standardist (tavapäraselt BPMN);
• Kõik töötajad, kes tarbivad protsesse, oskavad kasutada protsesside repositooriumi;
• Protsesside muudatuste juhtimist tehakse keskselt;
• Protsesse ei juurutata enne, kui need on läbinud kokkulepitud reeglitele vastava kvaliteedikontrolli;
• Kõik protsessimudelid asuvad ühtses protsesside repositooriumis aga need on klassifitseerimata;

Tase 5 – Uuenduslik

5.tasemel asuva ettevõtte protsessid on optimeeritud ning protsesside pidev täiustamine on muutunud loomulikuks osaks ettevõtte igapäevases töös. IT lahendusi kasutatakse erinevate töövoogude ühendamiseks ning protsesside kvaliteedi ja efektiivsuse tõstmiseks.

Mõned tunnusmärgid, et ettevõte asub 5. tasemel:

• Paljud ettevõtte BPM meeskonna inimesed on akrediteeritud BPM arhitektid;
• Ettevõtte tiimide/meeskondade mõõdikutes kajastuvad ka protsessidega seotud mõõdikud;
• Protsesside testimiseks ja katsetamiseks kasutatakse simulatsioone;
• Protsessijuhtimist koordineeritakse keskselt (vastutab BPM Center of Excellence);
• Protsesside muudatuste haldust juhitakse keskselt (vastutab BPM CoE);
• Meeskonnad on omaks võtnud pideva täiustamise mõtteviisi;
• Ettevõtte äriprotsesside arhitektuur on kihiline – st rakendatud on hierarhilist modelleerimist ning erineva detailsusega protsessimudelid asuvad erinevatel “kihtidel”;
• Protsessimudelite ajakohasust ja protsesside toimivust auditeeritakse pidevalt;
• AS-IS protsesside analüüsimiseks on võimalik kasutada protsesside kaevet (process mining);
• Kõik protsessimudelid asuvad ühtses protsesside repositooriumis ja need on klassifitseeritud.

Kas märkasid, et IT lahendusi maniti alles viienda küpsusastme juures? Ja see on ka igati loogiline, kuna kõigepealt tuleb ikka oma protsessid paika saada ning seejärel hakata alles automatiseerima 🙂 .

Kui soovid rohkem teada saada protsessipõhisest juhtimisest, siis minu aprillis toimunud veebiseminar on järelkuulatav siit –https://kreetsolnask.podia.com/milles-seisneb-protsessipohine-juhtimine .

Oma ettevõtte äriprotsesside entusiastide koolitamiseks ja võimestamiseks on sobilik minu äriprotsesside kirjaoskuse koolitus –   https://koolitus.ee/koolitused/9756/koolitus-ariprotsesside-kirjaoskuse-koolitus.

Kui soovid äriprotsesside teemalist nõustamist või mentordamist, siis kirjuta mulle!

Vast olete kuulnud ütlust “Igal asjal on oma aeg”? See ütlus kehtib väga hästi ka protsessijuhtimise kohta (NB! mõtlen protsessijuhtimise nime all lühendit BPM (Business Process Mangement)). Ettevõtted, kes ei ole siiani tegelenud enda protsesside paika panemise, dokumenteerimise ja protsessidest teadlikkuse tõstmisega, tahavad äkitselt teada, milline on kõige parem tööriist oma protsesside haldamiseks. Mina ütleks selle peale “Hold your horses!“. Kõigepealt on vaja protsessijuhtimise mõtteviis juurutada ettevõtte kultuuris ja alles seejärel tulevad spetsiaalsed tööriistad, notatsioonid ja repositooriumid.

Käesolevas postituses puudutan protsessijuhtimise küpsusmudelit (BPM Maturity Model) , mille abil saab iga ettevõte enda küpsusastet määrata ning jagan ka mõned soovitused, kuidas järgmisele arengutasemele liikuda.

Joonisel ei ole kajastatud 0-taset, sest selles faasis ei ole ettevõtted endale isegi teadvustanud oma ettevõtte äriprotsesse ega ka seda, millist kasu annab nende kaardistamine. Samuti puuduvad seal inimesed, kes teaks midagi äriprotsesside kaardistamisest ja täiustamisest. Eestis on valdav osa mikro- ja väikeettevõtteid oma protsessijuhtimises alles 0-tasemel!

Soovitus: pange paika oma ettevõtte eesmärgid ja mõelge läbi reaalsed tegevused, kuidas sinna jõuate. Selle mõtteharjutuse tulemusena peaks tekkima arusaam oma ettevõtte põhiprotsessist/-protsessidest. Seejärel proovige seda arusaama, kuidagi kirja panna ja/või visualiseerida. Küsige sellele teiste meeskonnaliikmete arvamust/tagasisidet!

Tase 1 – Algeline

1.taset iseloomustab hästi kaootiline ja eesmärgipäratu tegutsemine. Sellel tasemel on ettevõttes teadvustatud vajadus saada paremini aru oma äriprotsessidest aga mingit juhitud süsteemi veel paigas ei ole. Ettevõttes on üksikud äriprotsesside entusiastid, kes modelleerivad näiteks enda töölõike ning selle tulemusena tekkivad protsessimudelid asuvad sellesama isiku arvutis. Tihti puuduvad isegi sama meeskonna üleselt kokkulepped, kuidas tööd tehakse, rääkimata siis kogu meeskonna tööd kajastavatest protsessimudelitest.

Mõned tunnusmärgid, et ettevõtte asub 1.tasemel:

• Üksikud meeskonnaliikmed on kuulnud protsessijuhtimisest ja on seda teemat iseseisvalt uurinud (teadmiseks, et ka mina alustasin sellest punktist 🙂 );
• Tekib vaikselt arusaam, et vaja oleks ühtset protsessijuhtimise metoodikat;
• Protsesse “juhivad” need isikud, kes protsessimudelid lõid – nö isikupõhine juhtimine;
• Mõned protsessid on juhuslikult dokumenteeritud;
• Protsessijuhi mõiste puudub;
• Protsesside kaardistamise ja täiustamise/standardiseerimise metoodika puudub;
• Üldiselt ei kasutada protsessimudeli loomiseks mingit kindlat notatsiooni;
• Protsessi muudatuste juhtimist ei toimu, muudatusi viiakse sisse ad-hoc printsiibil;
• Protsessimudelite kvaliteedikontroll puudub;
• Protsessimudelite hoidmiseks ei kasutata ühtseid tööriistu ega repositooriumi.

Soovitus: Ärge võtke ette liiga suurt ampsu! Näiteks võtke fookusesse mõni oma ettevõtte peamise toote või teenusega seotud protsess. Mõni selline, kus kõige rohkem king pitsitab 😉. Pange eesmärgiks läbi viia selle teenuse osutamise või toote loomisega seotud protsessi kaardistamine sellisel tasandil, et kõigil protsessis osalejatel tekiks arusaam oma rollist. Panustage inimeste koolitamisse, leidke üles enda ettevõtte äriprotsesside entusiastid ja võimestage neid. Kui selliseid inimesi ei ole, siis “kasvatage” need või värvake. Esimese “ampsu” edukal läbimisel, tutvustage seda algatust ettevõttes laiemalt, jagage õnnestumisi ja õppetunde.

Tase 2 – Juhitud

2.taset iseloomustab juba juhitum lähenemine, milles meeskonna/tiimi tasandil pannakse projektipõhiselt paika ühised protsessid. Seda selleks, et sama töölõiku tegevad töötajad oskaksid üksteisega arvestada ja projekt jõuaks eduka lõpuni. Protsesside täiustamine on endiselt jäetud äriprotsesside entusiastide pärusmaaks ja kui seda tehakse, siis sellest dokumentatsiooni näol mingit märki maha ei jää. Protsessijuhtimise teemal on mõnda üksikut inimest koolitatud aga ettevõttes läbivat ja süsteemset koolituskava ei eksisteeri.

Mõned tunnusmärgid, et ettevõtte asub 2.tasemel:

• Teatud hulk inimesi on läbinud protsessijuhtimise teemalisi koolitusi;
• Projektipõhiselt jõuvad protsessijuhtimise tegevused ka töötajate ametijuhenditesse;
• Koolituse läbinud meeskonnaliikmed kasutavad sama BPM tööriista;
• Protsessi muudatuste juhtimine toimub (projekti)meeskonna siseselt;
• Protsesse dokumenteeritakse samast standardist lähtuvalt (tavapäraselt BPMN);
• On tekkinud nö mitteametlikud protsessijuhid;
• Protsesside kaardistamise ja täiustamise/standardiseerimise metoodika on juhuslik – igaüks teeb nii nagu heaks arvab;
• Valikuliselt kontrollitakse protsessimudelite kvaliteeti;

Soovitus: Panustage inimeste koolitamisse, leidke üles enda ettevõtte äriprotsesside entusiastid ja võimestage neid. Andke äriprotsesside entusiastidele vastutusrikkamaid ülesandeid – nt ettevõtte protsesside kaardistamise ja täiustamise metoodika paika panemine. Laske neil analüüsida ettevõtte vajadusest ja ressurssidest lähtuvaid erinevaid BPM tööriistu ja valige välja enda ettevõttele sobiv. Kujundage äriprotsesside entusiastidest enda ettevõtte protsessijuhid. Tehke tööd juhtkonnaga – selgitage neile laiapindsema protsesside kaardistamiseks ja täiustamise vajalikkust. Planeerige rahastus – ühelt poolt laiemalt enda inimeste koolitamiseks ning teisalt protsesside kaardistamisse ja täiustamisse konsultantide näol lisaressursi kaasamiseks.

Kõige suurem arenguhüpe on 2.tasemelt 3.tasemele liikumine, sest 3.tasemel peaksid senini läbiviidud tegevused hõlmama juba laiemalt kogu ettevõtet. Selle arenguhüppe õnnestumisel on võtmetähtsusega juhtkonna tugi – kas juhtkond on pardal ja on nõus ettevõttes laiemalt protsesse kaardistama ja liikuma protsessipõhise juhtimise poole? Kui vastus on jah, siis klaaslage ees ei ole ja suure tõenäosusega arenguhüpe õnnestub läbi viia. Kui vastus on ei, siis tuleb veel juhtkonnaga tööd teha niikaua, kuni see arusaam tekib ja klaaslagi saab purustatud.

Kui soovid ise rohkem teada saada protsessipõhisest juhtimisest, siis tule kuula minu 9.aprillil toimuvat veebiseminari! Registreeruda saad siin – https://kreetsolnask.podia.com/milles-seisneb-protsessipohine-juhtimine .

Oma ettevõtte äriprotsesside entusiastide koolitamiseks ja võimestamiseks on sobilik minu äriprotsesside kirjaoskuse koolitus –   https://koolitus.ee/koolitused/9756/koolitus-ariprotsesside-kirjaoskuse-koolitus.

3.-5. küpsustasemest kirjutan juba järgmises blogipostituses! 😉