Tegelikult peitub märksõnade “äriprotsesside parendamine” ja “optimeerimine” taga palju nüansse, mis võivad vähekogenud pilgule nähtamatuks jääda. Üks väga oluline samm, mis on nendes märksõnades peidus, on kokkulepitud äriprotsessi (teiste sõnadega TO-BE äriprotsessi) juurutamine. Nii tulevikuprotsesside (TO-BE äriprotsesside) kui ka juurutamise tegevuskava kokkuleppimisel, on väga oluline teha endale selgeks antud ettevõtte/asutuse taustsüsteem.

Sest pelgalt tulevikuprotsesside kokku leppimine ei taga veel seda, et need ka kasutusele võetakse . Ettevõtte võimekus neid ellu viia sõltub suuresti tema taustsüsteemist – tehnoloogiast, oskustest, rahalistest vahenditest, inimtööjõust ja organisatsioonikultuurist. Kõiki neid nüansse uurides, avastad, et tegelikult tekib sul valik ehk võimalus valida mitmeid lahendusvariante. Ja kõige olulisem ongi valida justnimelt selline alternatiiv, mis haakub ettevõtte võimalustega ja on realistlik.

Sageli juhtub, et ettevõtted seavad liiga ambitsioonikad eesmärgid, mõtlemata, kas olemasolev tehnoloogia, inimressurss ja rahalised vahendid toetavad neid muudatusi. Selline käitumine võib tekitada suisa vastupidise efekti – kulud suurenevad ja juurutusprojekt võib ebaõnnestuda. Antud postituses vaatleme, miks taustsüsteemiga arvestamine on kriitilise tähtsusega ja mis juhtub, kui seda ei tehta.

Mis on ettevõtte taustsüsteem ja miks see on oluline?

TO-BE protsesside juurutamiskava paika panemine eeldab arusaamist: Millises keskkonnas need tööle hakkavad? Milliste piirangutega peab arvestama? Keda ja mil määral peab kaasama?

Taustsüsteemi moodustavad järgmised aspektid:

  • Tehnoloogia: Kas olemasolev IT-taristu suudab toetada uusi protsesse? Kui uued protsessid eeldavad keerukamat tarkvara, kas see on juba olemas või vajab arendamist? Kas uue tarkvara arendamiseks on olemas rahaline kate? Kas uue tarkvara arendamine tasub ennast ära (saadava kasu vs kulu analüüsimine)?
  • Oskused ja kompetentsid: Kas töötajatel on vajalikud teadmised uute protsesside elluviimiseks? Kas neil on vaja täiendkoolitust? Kas koolituste läbiviimiseks on olemas rahalised vahendid? Või peavad neid koolituse läbi viima olemasolevad töötajad? Kas olemasolevad töötajad jõuavad oma teiste toimingute kõrvalt koolitusi läbi viia?
  • Rahalised vahendid: Kas ettevõttel on eelarvet, et katta vajalikke investeeringuid (uued seadmed, tarkvara, koolitused)? Kas ettevõttel on võimalik investeeringuteks raha planeerida? Kui jah, siis millises ajaraamis?
  • Organisatsioonikultuur ja muutuste juhtimine: Kas ettevõtte töötajad on valmis muutustega kaasa minema? Kas juhtkond on toetav? Milline on ettevõtte sisekliima? Kes on nö võtmeisikud, keda kuulatakse? Milline suhtlusstiil ja kommunikatsioon ettevõttes töötab?
  • Inimtööjõud ja ressursid: Kas on piisavalt inimesi, kes saavad uut protsessi edukalt juurutada ja seda haldama hakata? Kas töötajate motivatsioon ja suhtumine toetavad muudatusi?

Kui neid aspekte ei arvestata, võid küll luua juurutusplaani, aga see on suure tõenäosusega väga teoreetiline ja antud ettevõtte kontekstis ebasobiv.

Mis juhtub, kui juurutusplaanis ettevõtte taustsüsteemiga ei arvestata?

Kui juurutusplaanis ei arvestata olemasolevaid ressursse, piiranguid ja võimalusi, siis võivad uute protsesside juurutamise käigus tekkida mitmed probleemid

Tehnoloogia ei toeta uut protsessi

Kui tehnoloogia ei toeta uut protsessi, siis hakkavad töötajad otsima süsteemides igasuguseid “tagauksi”, mis võimaldavad neil mingeid toiminguid lihtsamalt teha või on nad sunnitud tegema dubleeriva andmesisestuse näol toplettööd. Võib juhtuda ka seda, et töötajad kasutavad vana süsteemi või mingeid süsteemiväliseid töövahendeid edasi ning alles “lõpptulemuse” sisestavad uude süsteemi.

Näide: Ettevõte otsustab välja töötada uue kliendihaldusprotsessi, kuid olemasolev CRM-tarkvara ei toeta vajalikke funktsioone. Selle asemel, et osta uus või arendada olemasolevat tarkvara, püütakse kasutada vanu süsteeme.

Tulemuseks: Töötajad peavad tegema topelttööd, sisestades andmeid mitmesse kohta, mis vähendab efektiivsust ja tõstab vigade arvu.

Puudulikud oskused ja kompetentsid

Kui uue protsessi juurutamine ei näe ette töötajate oskuste kasvatamist, siis suure tõenäosusega lihtsalt ignoreeritakse uut protsessi ja toimitakse enne seda kehtinud kokkulepete järgi. Väga olulised tegevused, mis peavad kindlasti juurutusplaanis sisalduma, on töötajate olemasolevate oskuste hindamine ning nende koolitamine/mentordamine, et nad jõuaksid uuele tasemele.

Näide: Uus protsess eeldab, et töötajad kasutavad andmeanalüütikat, kuid neil puudub vastav oskusteave.

Tulemuseks: Töötempo aeglustub, sest inimesed ei tea, kuidas uusi tööriistu kasutada. Kasutatakse edasi vanu meetodeid, mis ei anna soovitud tulemust.

Puudulik rahastus ja ressursid

Väga tavapärane on, et lepitakse kokku küll uus protsess ja ka uued eesmärgid, aga keegi ei mõtle sellele, et selle juurutamine nõuab ka täiendavat rahastust. Võib olla vajadus täiendada IT infrastruktuuri (nt. osta juurde serverinõudlust), või lausa arendada uus infosüsteem või koolitada töötajaid juhul, kui tuleb kasutusele uus karbitoode.

Näide: Juhtkond kiidab heaks uue protsessi, kuid ei eralda eelarvet vajalike seadmete ja koolituste jaoks.

Tulemuseks: Muudatuste elluviimine venib, sest töötajad ei saa kasutada vajalikke vahendeid või peavad ootama lisanõusolekuid investeeringuteks.

Kultuurilised takistused ja vastuseis

Nagu öeldakse, siis inimene on oma harjumuste ori ja tihti saabki äriprotsesside juurutamisel “komistuskiviks” inimeste harjumuste muutmine.

Näide: Organisatsioon on harjunud teatud viisil töötama ning uued protsessid tunduvad keerulised ja ebavajalikud.

Tulemuseks: Töötajad ignoreerivad uut protsessi, eelistades vana viisi, mis viib muudatuse ebaõnnestumiseni.

Kuidas tagada edukas TO-BE protsessi juurutamine?

TO-BE protsesside edukaks juurutamiseks on vaja teha teadlikke samme.

Tehke põhjalik analüüs enne muudatuste rakendamist

  • Kaardistage AS-IS protsessid ja nende kitsaskohad. Mida põhjalikumalt on AS-IS kaardistus tehtud, seda täpsemalt on sul teada kitsaskohad ning seda parem “stardipositsioon”. Kui vajate nippe, kuidas läbi viia äriprotsesside kaardistamist, siis seda olen käsitlenud ühes varasemas postituses.
  • Tehke endale selgeks ettevõtte taustsüsteem: Hinnake, kas olemasolev tehnoloogia ja ressursid toetavad kavandatud muudatusi.
  • Viige läbi lõheanalüüs (Gap Analysis) ning pange paika juurutusplaan. Jällegi, mida rohkem erinevaid ettevõtte taustsüsteemist tulenevaid aspekte juurutusplaanis arvestad, seda kindlam on muudatusele vastu minna!

Kaasake võtmeisikud ja looge muutuse toetajad

  • Muudatuste edukus sõltub töötajate kaasatusest. Siin on soovitus eelisjärjekorras keskenduda sellistele võtmeisikutele, kellest peetakse ettevõttes lugu ja keda kuulatakse. Kui te sellised töötajad suudate “ära rääkida”, siis on ülejäänutega palju lihtsam.
  • Selgitage, miks on muutus vajalik ja millist kasu see toob. Töötajatel on vaja mõista konteksti ja suurt pilti. Kui seal peitub tema jaoks loogika, siis on ta valmis muutusega kaasa tulema.
  • Pakkuge koolitusi ja tuge, et aidata inimestel uute protsessidega kohaneda. Ära kunagi eelda, et töötajatel on kõik vajalikud oskused olemas ja ta saab kohe uue protsessiga hakkama. Räägi inimestega ja uuri, milliseid on nende mõtted ja hirmud. Vahel võib isegi nii olla, et töötajal on küll vajalikud oskused olemas aga mingid hirmud hoiavad teda tagasi.

Planeerige muudatused realistlikult ja etapiviisiliselt

  • Järkjärguline lähenemine vähendab riske ja annab aega kohanemiseks. Kogu muudatuse nö “suure pauguga” jõustamine ei ole kunagi hea mõte! Proovi muudatus sisse viia sammhaaval. See võimaldab ühelt poolt kiirelt muudatus “tagasi keerata” kui midagi peaks ebaõnnestuma ning teisalt pidevalt oma vigadest õppida ja järgmises “iteratsioonis” paremini teha.
  • Katsetage uut protsessi esmalt pilootprojektina enne suuremahulist rakendamist. Pea meeles, et tuleviku protsessi kokkulepe on alati hüpotees! Me ei tea, kas see lõpuni töötab enne, kui oleme seda testinud või mingil kujul läbi mänginud. Kui uue protsessi juurutamine tähendab näiteks töökorralduse muudatust (nt. lepitakse kokku uued rollid ja vastutused), siis testi seda kokkulepet konkreetses ajaraamis mõne testgrupiga. Kui uue protsessi juurutamine tähendab uue süsteemi arendamist, siis testi seda kokkulepet kõigepealt nt. prototüübi kaudu. Prototüübis loogika läbijoonistamine ja sellele tagasiside saamine on kordades odavam, kui süsteem kohe valmis arendada ja siis seda parandama hakata.

Hindamine ja pidev parendamine

Paremaks saad sa ainult juhul, kui sul on teada algtase ja paika pandud eesmärk, kuhu tahad jõuda.

  • Seadke mõõdikud, millega jälgida protsessi edukust. Sul on ju vaja saada mingit infot selle kohta, kas uus protsess tõi oodatud tulu või efektiivsuse või mitte. Ja selleks on vaja mõõdikuid, mis jälgiksid SMART põhimõtteid. Järjepidev mõõtmine aitab sul väikeste sammudega kogu aeg liikuda paremuse suunas.
  • Koguge töötajate tagasisidet ja tehke vajalikke kohandusi. Alati ei saa kõike numbriliselt mõõta! Väga väärtuslik infoallikas on ka protsessiga seotud töötajatega suhtlemine ning uurimine, kuidas läks, mis oli hästi ja mis oli halvasti?

Kokkuvõte

Edukas TO-BE protsessi juurutamine ei ole ainult visioon, vaid see peab olema realistlik ja haakuma ettevõtte tegelike võimalustega. Kui tehnoloogia, oskusteabe, rahastuse ja organisatsioonikultuuri aspektid jäävad tähelepanuta, võib isegi parimate kavatsustega juurutusplaan vastu taevast lennata ning äriprotsess ise juurutamata jääda.

Ettevõtetele on oluline enne muudatuste elluviimist teha põhjalik analüüs, kaasata töötajad ja planeerida jätkutegevusi realistlikult. Ainult nii saab tagada, et uued protsessid toovad soovitud tulemusi ja tõstavad ettevõtte efektiivsust.