Viis inimest, üks mahlapress ja päeva lõpuks 80 liitrit mahla.
Seisin nädalavahetusel maal õunapuude vahel ja mõtlesin, et täna läheb kiiresti. Mahlategu on meil tavapäraselt kahe inimese ettevõtmine ja selle järgi on ta ka aastatega timmitud – keegi korjab, keegi pressib, kõik on paigas. Seekord oli meid aga viis. Viis tegijat kahe asemel. Oleks ju loogiline, et saame kaks korda kiiremini valmis?
Ei saanud. Saime hoopis kõige ehedama kordusõppe protsesside optimeerimisest.
Esimene üllatus: õunakorjamine läks oodatust palju kiiremini. Pudelikaelaks sai hoopis õunte kvaliteedikontroll – korjatud õunad kuhjusid ja ootasid ülevaatamist. Seetõttu lisasime sinna inimese juurde. Järgmisena said otsa vabad ämbrid: korjajatel polnud enam, kuhu õunu panna. Lahendus: lisaämbrid ja korjajad ajutiselt teistele töölõikudele appi.
Ja nii kogu päev. Iga lahendatud kitsaskoht tähendas, et pudelikael kolis lihtsalt uude kohta.
Protsess, mis on timmitud kahe tegija peale, käitub viiega hoopis teisiti. Ja täpselt sama asi juhtub igas tiimis, kus keegi on puhkusel, keegi tuleb appi või maht ootamatult kasvab.
Miks pudelikael kunagi ära ei kao, vaid kolib?
Iga protsessi läbilaskevõime on täpselt nii suur, kui suur on tema kõige kitsam koht. Mahlapäeval polnud vahet, kui kiiresti me korjasime – mahla tuli täpselt nii palju, kui kvaliteedikontroll ja press läbi lasid.
Ja siin on konks, mille peale esimest korda optimeerides ei tulda: kui ühe kitsaskoha ära lahendad, ei saa protsess sellest veel valmis. Kõige kitsam koht lihtsalt vahetub. Tootmisteoorias kutsutakse seda piirangute teooriaks aga minu meelest tegi mahlategu selle selgemaks kui ükski raamat.
Sellepärast ei tasu heituda, kui pärast üht parandust tekib probleem uues kohas. See ei tähenda, et parandus oli vale. See tähendab, et protsess liigub ja sina näed nüüd järgmist kohta, kus pigistab.
Kolm märki, mis pudelikaela reedavad
Mahlapäeval olid kitsaskohad silmaga näha. Kontoritöös on nad salakavalamad aga märgid on täpselt samad:
1. Kuhugi tekib järjekord. Meil kuhjusid õunad kvaliteedikontrolli ette. Sinu tiimis kuhjuvad ülesanded ühe inimese postkasti, kooskõlastuse ootele või „ootab vastust“ staatusesse. Seal, kus asjad seisavad, seal on kitsaskoht.
2. Puhvrid saavad täis. Meil said ämbrid otsa. Tööprotsessis on ämbrite vaste tegemata tööde nimekiri, mis aina kasvab või kaust „hiljem üle vaadata“, mida keegi kunagi ei ava.
3. Keegi ootab jõude. Meie korjajad seisid käed rüppes, sest polnud, kuhu korjata. Tiimis on see inimene, kes ei saa oma tööd edasi teha, sest ootab kellegi teise sisendit. Jõudeolek ühes otsas ja ülekoormus teises on sama mündi kaks külge.
Mida tähendab „timmitud tänase ressursi peale“?
Protsess ei ole kunagi lihtsalt sammude jada paberil. See on kuhi vaikivaid eeldusi: mitu inimest teeb, kui suur on maht, millised tööriistad on käepärast. Meie mahlategu oli timmitud eeldusele „kaks tegijat, rahulik tempo“. Kui eeldused muutusid, hakkas sama protsess loksuma.
Tööl muutuvad need eeldused kogu aeg, tihti vaikselt ja märkamatult. Keegi läheb puhkusele. Tiimi tuleb uus inimene. Klientide arv kasvab kolmandiku võrra. Protsessikirjeldus on aga endiselt see, mis kirjutati kaks aastat tagasi hoopis teise olukorra jaoks.
Sellepärast ei saagi protsessi kunagi „valmis“ optimeerida. Optimeerimine ei ole ühekordne projekt, vaid pidev jälgimine: kus pigistab praegu ja kuhu kolib pudelikael järgmisena.
20 minuti harjutus tiimiga
Tee oma tiimi ühe protsessiga väike stressitest:
1. Joonista sammud (5 min). Pane kirja protsessi 5–8 peamist sammu – piisab lihtsast jadast tahvlil.
2. Märgi inimesed (5 min). Kirjuta iga sammu juurde, mitu inimest seda sammu TÄNA päriselt teha oskab. Mitte ametijuhendi, vaid tegelikkuse järgi.
3. Tee stressitest (5 min). Küsi kaks küsimust. Esiteks: kui maht homme kahekordistuks, millise sammu taha tekiks järjekord esimesena? Teiseks: vaata samme, mille juures on number 1 – neid oskab teha ainult üks inimene. Mis juhtub, kui just tema jääb nädalaks emule?
4. Lepi kokku üks parandus (5 min). Üks puhver, üks asendaja väljaõpe või üks ümberjagatud töölõik. Mitte kümme, vaid üks, mis päriselt ära tehakse.
Kontrollküsimus: kas teate, kus teie protsess TÄNA pigistab? Kui vastus on „meil ei pigistagi kusagilt“, siis tõenäoliselt ei ole te lihtsalt süvenenud.
Lõpetuseks
Mahl sai tehtud – 80 liitrit on keldris rivis. Aga päeva kõige väärtuslikum saak oli meeldetuletus, et ükski protsess ei püsi timmituna iseenesest.
Optimeerimine ei ole ühekordne suurpuhastus, vaid harjumus küsida: kus pigistab praegu ja kuhu kolib pudelikael järgmisena.
Ja kui järgmine kord keegi ütleb, et „meil on protsessid paigas“ – küsi, mitme tegija peale need timmitud on. Ja mitu teil täna kohal on?