Kolm viisi, kuidas aitan muuta Sinu ettevõtte äriprotsessid selgemaks ja tõhusamaks. Vali endale sobiv või küsi nõu tasuta konsultatsioonil.
Pakun kolme lahendust, et Sinu ettevõtte äriprotsessid töötaksid tõhusamalt.
Pakun kahte põhikoolitust ning kohandatud koolitusi Sinu ettevõtte vajadustest lähtuvalt. Nii õpib meeskond ise protsesse kaardistama ja tõhustama.
✔️ 2 põhikoolitust, mis toimuvad regulaarselt
✔️ Kohandatud koolitused sinu ettevõtte vajaduste järgi
✔️ Praktilised harjutused eluliste näidete peal
✔️ Meeskond saab oskused ise edasi töötada
Annan Sinu ettevõtte äriprotsessidega tegelevatele inimestele individuaalset nõu. Õpetan, kuidas äriprotsesse kaardistada, analüüsida ja BPMN notatsioonis modelleerida.
✔️ Individuaalne lähenemine Sinu vajadustele
✔️ Praktiline juhendamine töö käigus
✔️ BPMN modelleerimise õpetus
Tulen ajutiselt sinu ettevõttesse, et käivitada äriprotsesside kaardistamine või anda projektides lisatööjõudu. Ideaalne kiire tulemuse saamiseks.
✔️ Kiire algus ja tulemused
✔️ Professionaalne projektijuhtimine
✔️ Kogemuste ülekandmine meeskonnale
Broneeri tasuta konsultatsioon ja saame koos selgeks, milline lahendus Sinu ettevõttele kõige rohkem kasu toob
Hetkeolukorra kaardistus annab tõendatud pildi sellest, kuidas töö päriselt käib, tuues välja pudelikaelad, probleemid ja riskid. TO-BE joonistab ühise nägemuse sellest, kuidas protsess peaks tulevikus toimima, ning seob selle rollide, KPI-de, automatiseerimise ja muudatuste teekaardiga. Mõlemad on vajalikud: ilma tõendatud hetkeolukorrata optimeeriksime oletusi.
Kõigepealt mõtle enda jaoks läbi protsesside kaardistamise eesmärk ehk miks ma seda üldse teen? Ning seejärel kaardistamise skoop ehk kui palju ja milliseid protsesse ma jõuan ette võtta? Üldiselt valitakse kaardistamiseks need protsessid, mis kõige enam mõjutavad klienti, töötajaid või kavandatavat IT-arendust. Mõtteid täpsemaks protsesside prioriseerimiseks leiad siit – Kust ma tean, milliseid äriprotsesse kõigepealt kaardistada?
Hea tava on kombineerida graafiline protsessimudel teksti, äriprotsesside raamistiku või RACI-maatriksiga – täpselt nii detailselt, kui sihtrühmal vaja on. Ka siin kehtib good enough põhimõte: liiga põhjalik dokumentatsioon raiskab ressursse, liiga napp jätab otsustajad pimedusse. Täpsemalt loe siit – Millal on üks äriprotsess piisavalt dokumenteeritud?
Esmalt täpsusta vajalike osapooltega protsessi raamistik – ehk pane paika protsessi algus, lõpp, kliendid, mõõdikud ja omanik. Seejärel vali modelleerimiseks sobiv tööriist (Visio, Bizagi, Camunda jne) ning pane kõik intervjuudelt või muudest allikatest saadud info mudelile. Ära unusta valideerida loodud protsessijoonis kõigi osapooltega! Kui soovid paremini aru saada, kuidas kasutada äriprotsessi raamistikku, loe lähemalt siit – Kuidas alustada äriprotsessi modelleerimist?
Sea protsessile konkreetsed ja mõõdetavad võtmeindikaatorid (nt aeg, kulu, kvaliteet) ning võrdle neid regulaarselt eelnevalt kokkulepitud eesmärkidega, et näha, kas protsess toimib või vajab parandusi. Ära karda teha parandusi, juhul, kui mõõdikud näitavad, et protsess ei toimi!
Protsessi edukusest ülevaate saamiseks kasuta visuaalseid tööriistu (näiteks juhtimislauad või Kanban-tahvlid). Reageeri kohe, kui KPI hakkab normist erinema!
Automatiseerimine tasub end ära alles siis, kui töövoog on juba „puhastatud“ üleliigsest bürokraatiast, tarbetutest ja dubleerivatest sammudest ning selle loogikat on püütud võimalikult palju lihtsustada. Juhul, kui sa neid eelnevaid samme ei tee võimendab tehnoloogia lihtsalt ebatõhusust. Mina soovitan alati alustada AS-IS protsesside kaardistamise käigus selgunud probleemide juurpõhjuste analüüsist ning alles seejärel valida sobiv tehnoloogiline lahendus. Juurpõhjuse analüüsist loe täpsemalt siit – Juurpõhjuse analüüs I miks klient ei saa seda, mida tal vaja on?
Juurpõhjuse analüüs II miks klient ei saa seda, mida tal vaja on?
Hinda ettevõtte taustsüsteemi – tehnoloogia, oskused, ressursid, kultuur – ja loo realistlik, etapiviisiline juurutusplaan. Ära unusta kaasata võtmeisikuid, vii läbi pilootprojekte ja mõõda nende mõju järjepidevalt. Mõõtmistest lähtuva teadmise põhjal kohenda vajadusel oma juurutusplaani. Turunda oma õnnestumisi laiemalt, nii töötad selle nimel, et tulevikus inimesi väiksema vaevaga “pardale saada”. Kõik mainitud nipid vähendavad riski, et uus protsess jääb paberile. Osapoolte kaasamise vajalikkusest olen pikemalt kirjutanud siin – Miks on oluline kaasata kõiki seotud osapooli äriprotsesside kaardistamisse?
Selgita, selgita ja selgita! Inimestel on vaja aru saada miks konkreetset muudatust tehakse ja mida see nende jaoks kaasa toob. Samuti saad hilisemat vastupanu „maandada“ võimalikult varajase kaasamise abil – kõik olulised võtmeisikud võiksid olla „pardal“ võimalikult varakult. Oluline on näidata kiireid, mõõdetavaid võite (nt 30 % lühem kontroll-leht) ja tähista neid avalikult. Nähtav edu vähendab skepsist ning kasvatab toetust.
Kaardista protsessid, mõõda nende jõudlust (aeg, kulu, kvaliteet) ja võrdle parimate praktikatega, et leida pudelikaelad või ebavajalikud tegevused. Kasuta juurpõhjuste analüüsi (nt 5 Whys) ja kasutaja¬tagasisidet, et otsustada, millised sammud lihtsustada, automatiseerida või kõrvaldada.
Rakenda muudatused väikese piloodina, jälgi KPI-sid ning standardiseeri alles siis, kui näed selget paranemist.
Kaardista iga otsuse läbimise sammud, küsi igal etapil “mis väärtust see lisab?” ning koonda heakskiitjad RACI-maatriksisse. Nii visuaalne protsessimudel kui ka RACI maatriks on head vahendid visualiseerimaks, kui palju kinnitustasemeid mingis ahelas tavaliselt esineb. Määra otsustusõigus konkreetsetele rollidele võimalikult madalal tasandil ja eemalda topeltkontrollid, et tarbetud allkirjad kaoksid. Standardiseeri heakskiitmiskriteeriumid ning automatiseeri need digitaalse töövoo kaudu, et otsused liiguksid kiiremini.
Tee pilootprojekti põhimõttel “üks protsess, üks meeskond, üks kvartal”. Defineeri enne starti edukriteeriumid (nt 25 % kiirem tarneaeg), testi, mõõda ja skaleeri alles siis, kui tulemused on saavutatud. Ära unusta, et iga uue tehnoloogiaga puhul pead panema samavõrra palju rõhku ka inimestele – täpsemalt nende koolitamisele, mentordamisele ja toetamisele.
Äriprotsesside mentorlus on praktiline „teeme koos“ programm, mis toimub järgmise skeemi alusel: kick‑off ja siht → iga 1–2 nädala järel 60–90 min fookussessioonid (teemad: kaardistus, mõõdikud, rollid, riskid, automatiseerimine) → vaheülesanded ja tagasiside reaalse protsessi peal → pidev tugi Teams/Slackis. Sõltuvalt metorluse kokkuleppest võib sul meie koostöö lõpuks olla AS‑IS ja TO‑BE protsessikaardid, KPI‑d ja RACI, arusaam kiiretest võitudest ning 3–6 kuu rakendusteekaart.
