Protsessid ja protsessijuhtimine on teemad, mis on endiselt paljude ettevõtete ja seal töötavate inimeste jaoks arusaamatud. “Mis protsessid? Miks mul on vaja neid kaardistada? Ma ju tean küll, kuidas oma tööd teha!”

Ärimaailmas on protsesside optimeerimine muutunud üha olulisemaks konkurentsieelise saavutamisel ja säilitamisel. Kuid isegi kogenud protsessianalüütikud, kvaliteedijuhid ja tegevjuhid seisavad silmitsi keerukate väljakutsetega, mis võivad takistada edukat protsesside ümberkujundamist. Antud blogipostituses jagan peamisi probleeme, millega protsessianalüütikud kokku puutuvad, ja pakun välja ka mõned lahendused, kuidas nendega edukalt toime tulla.

1. Osapoolte vastupanu ja muudatuste juhtimine

Muudatuste poolt on kõik niikaua, kuni neid ellu viima ei pea hakkama. Inimesed eelistavad sageli harjumuspäraseid tööviise, mis muudab uuenduste elluviimise keeruliseks. Väga levinud on ütlus – “Aga ma olen ju koguaeg niimoodi teinud!”. Misiganes muudatused mõjutavad alati inimesi ja nende praegust harjumust tööd teha. Ja kui me hakkame seda harjumust, kas töökorralduslikult või mõne uue tehnoloogia kasutuselevõtmisega muutma, tekivad kohe hirmud. “Kas mulle jääb alles minu töö?” “Millega mina tegelema hakkan, kui mõni töölõik automatiseeritakse?” jne. Mida suurem on see hirm ja vastupanu, seda keerulisem on soovitud muudatust ellu viia. Algul võib selline olukord tekitada tunde, et võitled justkui tuuleveskitega.

Iga eduka muudatuste juhtimise võti on avatud suhtlus ja läbipaistvus. On oluline, et kõik osapooled mõistaksid, miks muudatusi tehakse ja millist kasu need toovad. Selge ja avatud suhtlus aitab vähendada vastupanu ja suurendab töötajate valmisolekut muudatusi omaks võtta. Üks enamlevinud viga on see, et muudatuse kommunikatsiooni tehakse ainult üks kord ning seejärel öeldaks, et aga ma ju teavitasin neid! Tegelikult peab muudatuse kommunikatsiooni järjepidevalt tegema niikaua, kuni inimestel enam küsimusi ei teki ja ärevus vaibub. Selles suhtes ei erine muudatuste juhi roll väga palju lasteaia kasvataja rollist – niikaua kuulad, selgitad ja rahustad, kuni inimestel rohkem küsimusi ei teki.

Veel üks nipp vastupanu leevendamiseks on seotud inimeste kaasamine ja ühtse meeskonnana toimimise rõhutamine. Mida see kaasamine ikkagi tähendab? Protsesside kaardistamise ja analüüsimise vaatest tähendab see seda, et alates esimestest protsessikaardistuse intervjuudest on kõik seotud inimesed aruteludesse kaasatud, neid kuulatakse ja nende arvamustega arvestatakse. Ja tulevikuprotsesside ideed peaksid tulema justnimelt nendesamade kaasatud inimeste poolt. Kellelegi meist ju ei meeldi see, et ülemus või mõni väline konsultant tuleb ette ütlema, kuidas me peaksime oma tööd tegema! See tekitabki enamasti trotsi!

2. Andmete kvaliteet ja ligipääsetavus

Tänapäeval pole ilmselt enam ühtegi protsessi, mis ei kasutaks mingeid andmeid või toodaks neid. Teine kriitiline probleem on seotud andmete kvaliteedi ja kättesaadavusega. Ebatäpsed andmed võivad viia valede järeldusteni protsesside analüüsimisel, mis omakorda võib põhjustada ebaefektiivseid või lausa kahjulikke muudatusi. Raskesti kättesaadavad andmed tingivad ebamõistlikke protsesside disainimise – st protsessidesse peab hakkama disainima mingeid täiendavaid samme selleks, et andmeid kätte saada. 

Halbade andmete tunnuseks on see, kui need on puudulikud, ebatäpsed või vale struktuuriga. Ebakvaliteetsed andmed tekivad erinevatest standardiseerimata allikatest andmeid kokku koondades või läbimõtletama andmete kogumise ja haldamise tööprotsesside kaudu. Näiteks võib juhtuda, et erinevad osakonnad koguvad sama protsessi kohta andmeid erineval kujul, mis teeb nende omavahelise võrdlemise või kooskasutamise keeruliseks.

Kvaliteetsete andmete saamiseks on oluline läbi mõelda andmete kogumise tööprotsessid ning investeerida andmehalduse süsteemidesse, mis võimaldavad andmeid standardiseerida ja tagavad nende järjepideva kogumise ja haldamise. Samuti on oluline, et kõikidel andmete kogumise ja haldamise eest vastutavatel töötajatel oleks ühtne arusaam andmete kvaliteedist, see tähendab, et nad oleksid teadlikud andmete täpsuse ja täielikkuse tähtsusest. Regulaarsed andmete auditid ja analüüsid aitavad avastada probleeme ja hoida andmed usaldusväärsetena.

3. Protsesside keerukus ja läbipaistvuse puudumine

Ettevõtete protsessid võivad olla väga keerulised, hõlmates erinevaid osakondi, töötajaid ja süsteeme. See omakorda muudab protsesside kaardistamise ja analüüsimise keeruliseks. Igal protsessiga seotud osapoolel on omad ootused, millega peab arvestama. Ning mida rohkem osapooli on seotud, seda keerukamaks läheb ka nende kõigi kaasamine. Samuti võivad kaardistamise keerukust tõsta väga spetsiifilised valdkondlikud protsessid, mille osas puudub protsessianalüütikul eelnev domeeniteadmine.

Keskmistes ja suurtes ettevõtetes võib protsessianalüütikul suure pildi tekkimine võtta omajagu aega. Sest iga osakond keskendub intervjuudel ainult enda “tagaaiale” ning harva osatakse näha seoseid teiste osakonna protsesside ülesannetega. Selle tulemusena võib tekkida protsessianalüütikul “piiratud nägemine”, mis omakorda tingib selle, et ta ei oska optimeerimise käigus arvestada kõiki kriitilisi tegureid või teeb otsuseid, mis toovad kasu ainult teatud osakondadele, aga mitte kogu organisatsioonile.

Selle probleemi leevendamiseks on kasulik rakendada standardiseeritud protsessimodelleerimise tehnikaid, nagu BPMN 2.0, ning kasutada protsesside arhitektuuri raamistikke, näiteks APQC PCF. BPMN aitab väga tulemuslikult keerulisi protsesse ja olukordi visualiseerida. APQC PCF raamistik annab esmase aimduse tavapäraselt ettevõtetest esinevatest protsessidest ja tegevustest. Regulaarsed protsesside ülevaatused ja optimeerimissessioonid aitavad valideerida, kas protsessidest on õigesti aru saadud.

4. Muutuv keskkond ja tehnoloogilised uuendused

Muutus on meie igapäevaelu tavapärane osa ja ka protsessianalüüsi puhul peab arvestama, et tehnoloogia muudab meie igapäevast elukorraldust tuntavalt. See, mis tehnoloogiliselt ei olnud pool aastat tagasi võimalik, on suure tõenäosusega tänaseks juba võimalik. Lisaks võivad muutused tuleneda erinevatest regulatiivsetest nõuetest ja/või turutrendidest. Mainitud muutuste tõttu võivad protsessianalüüsi käigus tehtud ettepanekud kiiresti aeguda ja seetõttu vajab protsesside optimeerimine järjepidevust ja paindlikkust.

Selle väljakutsega toimetulekuks on soovitatav luua tehnoloogilise valmisoleku hindamise raamistik ning investeerida paindlikesse ja skaleeritavatesse IT-lahendustesse. Organisatsiooniülese digitaalse kompetentsi arendamine on samuti kriitilise tähtsusega. Innovatsiooni stimuleeriva keskkonna loomine, näiteks häkatonide või innovatsioonilaborite kaudu, võib aidata organisatsioonil püsida tehnoloogiliste arengutega kursis ja neid oma protsesside optimeerimiseks ära kasutada.

Teisalt peavad ka protsessianalüütikud pidevalt jälgima turu trende, tehnoloogilisi arenguid ja regulatiivseid muudatusi ning olema alati tulevikku suunatud pilguga. Samuti tuleks arvestada, et protsessianalüüs ei ole ühekordne tegevus, mida saab sahtlisse seisma jätta. See on miskit, millega peaks pidevalt ja iteratiivselt toimetama. Ainult siis saad tagada selle, et protsessid vastavad muutuvale keskkonnale ja tehnoloogiale.

5. Kultuurilised ja organisatsioonilised barjäärid

Iga organisatsioon on unikaalne ja selles võivad eksisteerida erinevaid kultuurilisi ja organisatsioonilisi takistusi, mis mõjutavad protsesside kaardistamist ja analüüsimist. Näiteks võivad erinevad osakonnad töötada erinevate prioriteetide ja eesmärkidega, mis muudavad ühiste lahenduste leidmise keeruliseks.

Selle väljakutse ületamiseks on oluline juurutada pideva täiustamise kultuur, näiteks Kaizen filosoofia abil. Tunnustussüsteemi loomine protsesside parendamiseks ja innovatsiooniks võib motiveerida töötajaid aktiivselt osalema optimeerimisprotsessides. Regulaarsed koolitused ja teadlikkuse tõstmise sessioonid aitavad luua ühist arusaama protsesside optimeerimise tähtsusest. Lisaks on oluline mõõta ja kommunikeerida protsesside optimeerimise tulemusi läbipaistvalt, et näidata tehtud muudatuste positiivset mõju.

6. Piiratud ressursid ja eelarve

Viimaseks, kuid mitte vähem oluliseks väljakutseks on piiratud ressursid ja eelarve. Protsesside analüüs ja optimeerimine nõuavad märkimisväärseid investeeringuid nii ajas kui ka rahas. Selle probleemi lahendamiseks on soovitatav rakendada ROI-põhist projektide prioriseerimise metoodikat, mis aitab keskenduda kõige suuremat väärtust loovatele algatustele. Agiilsete projektijuhtimise meetodite kasutamine võib aidata kiiremini väärtust luua ja ressursse efektiivsemalt kasutada. Mõnel juhul võib olla kasulik kaaluda väliste ekspertide kaasamist spetsiifiliste probleemide lahendamiseks. Pikaajaliste investeeringute planeerimiseks on soovitatav luua strateegiline teekaart, mis aitab ressursse optimaalselt jaotada ja tagada järjepidevus protsesside täiustamisel.

Kokkuvõte

Kokkuvõttes nõuavad protsessianalüüsi väljakutsed süsteemset ja strateegilist lähenemist. Nii nagu Roomat ei ehitatud ühe päevaga, ei saa ka protsessianalüüs valmis kiirelt ja ühe iteratsiooniga. Edu võti peitub järjepidevas täiustamises, andmepõhises otsustamises ja täiustamisele suunatud organisatsioonikultuuri kasvatamises. Rakendades siin toodud strateegiaid, saavad organisatsioonid abi oma tuuleveskitega võitlemisel. Veelkord meeletuletuseks, et protsesside kaardistamine ja optimeerimine ei ole ühekordne projekt, vaid pidev teekond, mis nõuab püsivat tähelepanu ja pühendumist kõigilt organisatsiooni liikmetelt. Ainult nii saab tagada, et organisatsioon püsib efektiivne ja konkurentsivõimeline ka kiiresti muutuvas ärikeskkonnas.

Kui soovid rohkem teada protsessipõhisest juhtimisest 👉 https://kreetsolnask.podia.com/milles-seisneb-protsessipohine-juhtimine

Kui soovid õppida äriprotsesse kaardistama ja analüüsima 👉  https://koolitus.ee/koolitused/9756/koolitus-ariprotsesside-kirjaoskuse-koolitus

Kui soovid minu mentorlust oma äriprotsesside kaardistamise ja analüüsi projektis 👉 https://calendly.com/kreetsolnask/30mi