Võibolla olete kuulnud ingliskeelset väljendit “Good Enough is As Good As It Gets”. Sama põhimõte kehtib ka protsesside dokumentatsiooni kohta. Meil ei ole kunagi nii palju aega, et vormistada iga protsessi kohta väga põhjalikku dokumentatsioon ja tegelikult ei ole seda alati vajagi!
Mida mõistetakse üldse äriprotsessi dokumentatsiooni all?
Ühte protsessi saab dokumenteerida mitmeti – kas protsessimudelina, tekstilise kirjeldusena, RACI maatriksi abil või siis kokkuvõtvalt äriprotsessi raamistiku kujul. See, milliseid dokumentatsiooni elemente kasutada, sõltub protsessist, protsessimudeli sihtrühmast kui ka ettevõttes tehtud kokkulepetest.
Väga tavapärane on selline kombinatsioon, kus lisaks graafilisele protsessimudelile on loodud juurde tekstiline kirjeldus. See võimaldab protsessi “lugeda” nii visuaalsetel inimestel, kui ka neil, kes eelistavad tekstilist esitlusviisi. Üldiselt on hea tava see, et protsessimudelile lisatakse juurde tekstiline kirjeldus, kuhu saab sisse kirjutada ka selliseid detaile, mis protsessimudelile ei mahu või ei sobi.
Kui tegemist on pigem üldiste protsessidega, mille sihtrühm on näiteks keskastme või kõrgemad juhid, siis selliste protsesside dokumentatsioon võib olla üldse äriprotsessi raamistiku kujul. Selline kirjeldus on piisavalt ülevaatlik aga sisaldab siiski ühe protsessi vaates olulisi tunnuseid – protsessi algus- ja lõppsündmust, protsessi põhilisi tegevusi, infot protsessi kliendi ja seotud osapoolte kohta ning protsessi mõõdikuid. Lisaks mahub see väga hästi ära ühele slaidile. Protsessi dokumenteerimiseks võib äriprotsessi raamistikku kasutada kombinatsioonis ka protsessimudeliga.
Äriprotsesside raamistiku koostamisest olen kirjutanud varasemalt täiesti eraldi blogipostituse.
Päris palju on selliseid äriprotsesse, milles peab teatud tegevuste läbiviimiseks kellegagi konsulteerima, kedagi veel eraldi informeerima jne. Selliste protsesside puhul on väga hea, kui protsessimudelile tehakse juurde ka RACI maatriks. BPMN protsessimudeli ujumisrada annab edasi infot selle kohta, kes on antud protsessis mingi ülesande eest vastutav isik (Responsible). RACI maatriksi lisamine protsessimudelile võimaldab sama tegevuse kohta anda juurde infot selle kohta, kellega konsulteeritakse (Consulted), keda informeeritakse (Informed), kellel lasub laiem vastutus asjade ärategemise eest ja aruandluskohustus (Accountable).
Kuidas saab AI aidata äriprotsesside dokumentatsiooni loomisel?
Kui äriprotsesside raamistik ja protsessimudelid on minu äriprotsesside kaardistamise töövoos väga olulised töövahendid, siis protsessi kohta kõikvõimaliku muu dokumentatsiooni loomine on olnud minu jaoks väga tüütu tegevus. Seepärast olen aktiivselt katsetanud ja otsinud võimalusi, kuidas võimalikult väikese vaevaga saada tehtud protsesside tekstilised kirjeldused kui ka RACI maatriksid. Olen nende ülesannete lahendamiseks katsetanud AI võimalusi ja tahaksin neid katsetamise tulemusi ka teiega jagada.
ChatGPT kaasabil protsessimudeli pildist tekstilise kirjelduse loomine
Prompt: Annan sulle ette BPMNis joonistatud protsessijoonise. Koosta etteantud joonise põhjal protsessi tekstiline kirjeldus. Jälgi, et tekstiline kirjeldus oleks sidus tekst ja see sisaldaks kõiki protsessijoonisel kujutatud rollide tegevusi, otsustuskohti ning nende tegevuste käigus tekkivaid faile, andmeid või andmebaasikirjeid.
ChatGPT 4o tulem:
Apteegi müügiprotsess algab vajadusest uuendada müügijuhiseid, mille tuvastab turundusüksus. Esmalt analüüsitakse olemasolevat müügistatistikat ja selle põhjal kohandatakse müügistrateegiat. Uuendatud müügijuhised edastatakse apteegile ja talletatakse ärianalüütika lahenduses.
Kui klient saabub apteeki, on tal soov leida vajalik toode või ravim. Apteeker tervitab klienti ning püüab välja selgitada tema täpse vajaduse. Kui klient soovib konkreetset toodet, kontrollib apteeker, kas see on laos saadaval. Kui soovitud toodet ei leidu, pakub apteeker kliendile sobivat alternatiivset toodet. Klient otsustab, kas alternatiivne toode on tema jaoks vastuvõetav. Kui alternatiivne toode ei vasta kliendi ootustele, lahkub klient apteegist ilma ostu sooritamata. Kui aga alternatiivne toode sobib, jätkatakse protsessi.
Kui klient on leidnud sobiva toote, küsib apteeker, kas klient oleks huvitatud mõne lisatoote ostmisest. Kui klient näitab üles huvi, teeb apteeker talle lisatoote soovituse. Klient otsustab, kas lisatoode on vajalik – kui jah, lisatakse see ostutehingusse, kui ei, jätkatakse ainult esmase toote ostmisega.
Pärast kliendi ostuotsuse kinnitamist toimub ostutehingu arveldamine. Tehingu andmed talletatakse apteegi andmebaasis. Lõpetuseks lahkub klient apteegist koos valitud toodetega, olles oma vajadused rahuldanud. Kui klient otsustab ostust loobuda, lahkub ta apteegist ilma toodeteta.
See protsess tagab, et kliendi vajadused kaardistatakse ja täidetakse võimalikult efektiivselt, samal ajal tagades apteegi töötajatele juhendatud müügistrateegia järgimise.
Hinnang: ChatGPT 4o poolt kirjutatud tekst on väga hea – tekst on sidus ja arusaadav. Ilusti on kirjeldatud ära ka seotud andmebaasid. Andsin sama ülesande lahendada ka Anthropic Claude mudelile ja seal tekitas mudel tekstilisse kirjeldusse sellised rollid, mida protsessijoonisel üldse ei esinenud (nt. arendusjuht ja juhtivanalüütik). Seega hetkel tundub, et jään ikkagi ChatGPT 4o juurde 🙂 .
ChatGPT kaasabil protsessimudeli põhjal RACI maatriksi koostamine
Prompt: Annan sulle BPMN formaadis modelleeritud protsessijoonise. Tekita mulle selle põhjal RACI maatriks, kus ridade nimetused on BPMN mudelil toodud kõikide erinevate rollide tegevused. Jälgi, et jätad nimekirjast välja sündmused ja otsustuskohad! Veergude nimetusteks määra protsessimudeli ujumisradadel toodud rollide nimetused. Iga tegevuse eest vastutava rolli (Responsible) tunnus märgi selle rollile, kelle ujumisrajas (Lane) vastav tegevus BPMN mudelil asub. RACI maatriks loo Exceli tabelina.
ChatGPT 4o tulem:
Hinnang: Protsessimudelilt ühe protsessi tegevuste väljanoppimine ja Excelisse RACI maatriksi põhja loomine on ChatGPT 4o-le väga jõukohane ülesanne. Minu protsessi kohta genereeritud RACI maatriksis avastasin kaks pisikest viga:
- ta on tekitanud rollile “apteek” eraldi tegevuse “Müügijuhiste uuendamine”. Sellist tegevust protsessimudelil tegelikult ei ole. On olemas algussündmus nimega “Müügijuhiste uuendamise vajadus”.
- ta ei leidnud protsessijooniselt üles kliendi tegevust “Lisatootest loobumine”.
Samas on mainitud vigu võimalik väga kiirelt ka ise Excelis ära parandada ja minu hinnangul on sellise automaatse RACI põhja loomine väga suur ajavõit. Nüüd jääb üle ainult vastavatesse lahtritesse A (Accountable), C (Consulted) ja I (Informed) tähed määrata.
Katsetasin ka RACI maatriksi koostamist ChatGPTga nii, et andsin sellele ette mitu protsessijoonist. Võid selle kohta täpsemalt lugeda ühest minu LinkedIni postitusest .
Leian, et AI kaasabil saan juba päris mitmeid töölõike oma äriprotsesside kaardistamise tööprotsessis automatiseerida või viia seal käsitöö osakaalu minimaalseks. Ma usun, et neid töölõike, mis annavad AI kaasabil juba päris hea tulemuse, on veelgi. Peab lihtsalt ise kätte võtma ja natuke katsetama.
Kui soovid rohkem teada protsessipõhisest juhtimisest 👉 https://kreetsolnask.podia.com/milles-seisneb-protsessipohine-juhtimine
Kui soovid õppida äriprotsesse kaardistama ja analüüsima 👉 https://koolitus.ee/koolitused/9756/koolitus-ariprotsesside-kirjaoskuse-koolitus
Kui soovid minu mentorlust oma äriprotsesside kaardistamise ja analüüsi projektis 👉https://calendly.com/kreetsolnask/30min
