Lähtuvalt igapäevasest vajadusest selgitada, millised on ärianalüütiku ülesanded ja mida võiks üks heal tasemel ärianalüütik osata, võtsin taas ette IIBA The Global Standard for Business Analysis | IIBA® poolt välja töötatud BABOKi (Business Analysis Body of Knowledge). BABOK tutvustab, millised kompetentsid peaksid ühel ärianalüütikul olema, millistest tegevustest ärianalüüs tavapäraselt koosneb ning tutvustab ka erinevaid enimkasutatavaid ärianalüüsi tehnikaid. BABOKist inspireerituna mõtlesin seekordses blogipostituses kirjutada äriprotsesside kaardistuse ja analüüsi rollist ärianalüütiku tööriistakohvris.
Analüütik peab planeerima ka enda tööprotsessi!
Kogemused erinevate töövõtjatega näitavad, et tihtipeale suhtutakse analüüsi kui millesegi triviaalsesse, mis ei nõua mingit tõsist metoodikat, mille tegevusi ei pea ette planeerima ning selleks, et tellija vajadusi mõista piisab mõnest koosolekust ning memost. Kahjuks lõppeb kirjeldatud stsenaarium tihti sellega, et töövõtja ei loo oma tegevusega tellijale väärtust, mille tulemus päädib lõputute vaidlustega ning õnnetud on nii töövõtja kui ka tellija.
Kuidas mina sellist olukorda väldin? Mul on iga analüüsiprojekti jaoks paika pandud üldine tööprotsess, mida läbides saan mitmeid olulisi riske maandada:
- analüüsi planeerimise etapp,
- nõuete kogumise ja haldamise etapp,
- nõuete analüüsimise, disainimise ja kinnitamise etapp,
- lahenduste disainimise etapp.
Analüüsi planeerimise tööprotsess
- Enne iga projekti algust mõtestan ma enda jaoks läbi, mis on antud projekti eesmärk ja millist kliendi vajadust/probleemi sellega lahendatatakse. Kui mulle on arusaamatu eesmärk või kliendi vajadus, siis see on esimene asi, mida kliendiga täpsustan;
- Kui kliendi vajadus on teada, mõtlen läbi, millised tulemid kõige paremini seda vajadust rahuldavad. Analüüsiprojektides tähendab see seda, et panen paika, millise detailsusega spetsifikatsioon peab tekkima. Kui mul endal on olemas ettekujutus tulemitest, siis tutvustan seda ka kliendile, et koos temaga valideerida, kas olen asjast õigesti aru saanud;
- Kui tulemid on teada ja kliendiga kooskõlastatud, siis panen paika, millist tüüpi tegevusi pean läbima, et neid tulemeid saavutada;
- Kui tegevused on paigas, siis mõtestan läbi, milliseid osapooli on vaja milliste tegevuste puhul kaasata. Selleks, et osapoolte kaasamine oleks tulemuslik, on oluline enne täpsustada iga osapoole ootused.
Lisaks nimetatud üldisele analüüsi planeerimise protsessile on vaja kliendiga kokku leppida ka see, kuhu analüüsi käigus kogutud info talletatakse, kes, kuidas, millal ja milliste tegevustega analüüsiprotsessi panustavad.
Nõuete kogumise ja haldamise tööprotsess
Selles protsessis on kõige olulisem enda jaoks läbi mõtestada:
- Mis info on juba olemas ning mis vajab täiendavalt kogumist?
- Kes annab täiendavat infot ning kuidas on seda seotud osapoolelt kõige otstarbekam kätte saada. Analüütik peab oskama väärtustada ka teiste osapoolte ajalist ressurssi ning leidma võimalikult efektiivsed info kogumise viisid!
- Kellega ja kuidas valideeritakse, kas kogutud info on aja- ja asjakohane?
- Kuidas tagada erineva taseme (ärinõuded vs tehnilised taskid/nõuded) nõuete jälgitavus (traceability)?
- Kuidas käsitleda nõuete muudatusi?
Nõuete analüüsimise, disainimise ja kinnitamise tööprotsess
Kui nüüd tellijaga on peetud mitmeid intervjuusid, töötubasid või töötatud läbi kuhjade viisi dokumentatsiooni, siis on analüütiku ülesanne kogutud informatsioon enda jaoks loogiliseks tervikuks seostada. Ega ilmaasjata rõhutata, et analüütiku üks võtmekompetentse on suure pildi nägemise võimekus :). Suur pilt saab tekkida läbi kogutud nõuete sünteesimise või analüüsimise.
Sünteesi tulemusena disainitakse koostöös tellijaga nõue, mis vajab kindlasti enne realiseerimist ka kliendi kinnitust. Siin on jällegi väga lihtne viis “visata” kliendile ette spetsifikatsioon ja paluda kinnitust, kuid paraku ei vii selline tegevus alati soovitud tulemini. Mina olen täheldanud, et vahel tasub nõuete kinnitamisse rohkem panustada ning selgitada kliendile näiteks koosoleku käigus lahti see loogika, kuidas ja mida on kirja pandud ning mida klient täpsemalt kinnitama peab.
Äriprotsessid on üks paljudest metoodikatest, mis aitavad kliendi nõudeid teatud nurga alt visualiseerida. Mina kasutan äriprotsesside mudeleid väga tihti selleks, et enda arusaama tagasi peegeldada. Sisuliselt valideerin läbi äriprotsesside AS-IS mudelite, kas ma olen õigesti aru saanud kliendi tööst ning selle raames tekkivatest probleemidest. See annab kindluse, et kliendi juurprobleemid on tuvastatud ning minnakse õiget asja lahendama.
Lahenduste disainimise tööprotsess
Lahenduste disainimise üks eeldusi on see, et ärianalüütikul on tekkinud väga hea arusaam, kliendi vajadustest ning ootustest. Jällegi olen kogenud, et ettevõtte/asutuse olemasolevate äriprotsesside kaardistuse (AS-IS olukorra) analüüsimine annab ärianalüütikule väärtusliku teadmise kliendi vajaduste kohta ning suuna, mida oleks vaja kliendi tööprotsessides tulevikus parandada ning kuidas neid võimalikult optimaalseks disainida.
Samuti võimaldavad hetke- ja tulevikuolukorra äriprotsesside mudelid hinnata, kui suur võit on loodaval lahendusel. Näiteks on võimalik läbi protsesside simulatsiooni hinnata, kui palju on tulevikuprotsess hinnanguliselt efektiivsem (st. kui palju kiirem ta on, kui palju ressurssi säästetakse jne). See teadmine on omakorda oluline sisend loodava lahenduse tasuvusanalüüsi, mille käigus võiks tekkida arusaam, kas loodava lahenduse näol tehtav investeering on tasuv.
Koostöös IT koolitusega olen läbi viimas äriprotsesside kirjaoskuse teemalist koolitust, millele on oodatud osalema kõik ärianalüütikud, kes tahavad saada oma tööriistakohvrisse juurde ühe olulise metoodika rakendamise oskust – https://koolitus.ee/koolitused/9756/koolitus-ariprotsesside-kirjaoskuse-koolitus.
Kui sind kõnetavad teemad, mida oma blogis kajastan, siis võta minuga julgelt ühendust!