Käisin Tartus kuulamas “Industry 5.0” konverentsi ja tajusin seal, et väga paljudel tootmisettevõtetel pitsitab king justnimelt erinevate äriprotsesside digitaliseerimise osas. Minu jaoks jäi kõlama, et ERP (Enterprise Resource Planning) tarkvara edukas kasutuselevõtmine on pikk ja vaevaline teekond. Tootmisettevõtetel on välja kujunenud selle kohta lausa naljaga-pooleks küsimus “Kui kaua siis sinul ERP süsteemi juurutamine aega võttis?”. Antud postituses selgitan taaskord äriprotsesside kaardistuse olulisust ning arutlen, milliste sammudega peaks uue süsteemi loomisel või kasutusse võtmisel arvestama.

Kumb on enne – kas äriprotsessid või süsteemid?

See küsimus liigitub natuke samasse kategooriasse küsimusega “Kumb oli enne, kas kana või muna?”. Ehk selles osas on palju erinevaid arvamusi ja seisukohti. Mina olen seisukohal, et äriprotsessid on olemas kindlasti enne süsteemi. AGA ettevõttes võib puududa lihtsalt arusaam oma äriprotsessidest, kuna neid ei ole kaardistatud. Kuidas nii? Mul ju inimesed igapäevaselt toimetavad? Jah, inimesed võivad igapäevaselt ka enda väljakujunenud harjumuse järgi tööd teha aga see ei tähenda, et oleks olemas üldisem kokkulepe, kuidas me koos meeskonna/ettevõttena tööd teeme.

Minu arust on äriprotsesside kaardistamise kõige suurem väärtus justnimelt selles, et arutatakse läbi, kuidas me KOOS tööd teeme. Ja selle tulemina tekib kõikidel inimestel selgus oma rollist ja vastutusest. Protsessimudelid on lihtsalt üks viis, kuidas seda koostöö kokkulepet vormistada. Kui nüüd protsessimudeleid “vorbitakse” teha lihtsalt mudelite enda pärast, siis sellist kokkulepet ei teki ning nendest on vähe kasu.

Mis juhtub, kui mul ei ole enne süsteemi kasutusele võtmist äriprotsessid kaardistatud?

Üldjuhul juhtub see, et saad süsteemi, mis ei toeta sinu igapäevaseid äriprotsesse. See võib efektiivsuse tõstmise asemel kaasa tuua täiendavad sammud, mis hoopiski aeglustavad sinu äriprotsesside läbimist. Võibolla mõnel teist tekib küsimus “Kuidas? Tehnoloogia peaks ju täiustama meie äriprotsesse?”. Ega tehnoloogia üksi mingi võluvits ole! Ta saab sind aidata väga konkreetsetes töölõikudes väga konkreetsete ülesannetega. Ja selleks, et temast võimalikult palju kasu oleks, pead sa ikkagi ise paika panema, millised on need konkreetsed töölõigud 🙂 .

Endiselt arendatakse ja juurutatakse süsteeme, mille sisendiks ei ole äriprotsesside kaardistus. No tegelikult võib ju ka niipidi liikuda. Siis pead lihtsalt arvestama, et pead oma äriprotsessid paika panema süsteemi dikteeritud töövoogude järgi.

Selline lähenemine on väga tavapärane karbitoodete (nn off-the-self tarkvarade) puhul. Sinna on toodet arendanud firma loonud nö tavapäraselt esinevad töövood. See, millise metoodikaga need tavapäraselt esinevad töövood paika on pandud ning kui palju toote lõppkasutajate ideid on arvestatud, sõltub juba konkreetsest firmast. Mõni teeb seda paremini ja rohkem, kui teine firma. Selge on aga see, et tooted, mis on arendatud väga laiale sihtrühmale (nt. kõikidele tootmisettevõtetele üle maailma), ei saa kunagi olla sellised, mis sinu ettevõtte äriprotsessidega 1-1-le sobituvad. Ehk, kui valid karbitoote, siis pead olema valmis tegema teatud järeleandmisi oma ka äriprotsessides.

Loomulikult saab ka karbitoodet kohandada – see tähendab, et sinu vajadustest lähtuvalt arendatakse teatud moodulid ümber või tehakse juurde. Küll aga peab silma pidama, et kõik karbitootele juurde ehitatavad laiendused tõstavad edaspidise tarkvara haldamise keerukust ja maksumust.

Milliseid samme on vaja planeerida uue süsteemi loomisel või kasutusele võtmisel?

  1. Vahet pole, milline on sinu lähtepunkt, kaardista alati oma hetke olukorda kajastavad äriprotsessid (nö AS-IS äriprotsessid). Kui sa lähed tellima täiesti nullist rätseplahendust, siis on see lausa kohustuslik esimene samm! Kui sa kaldud pigem karbitoote poole, siis on see rangelt soovituslik esimene samm. See annab sulle arusaama oma äriprotsessidest ning sul on võimalik paremini hinnata, mil määral pakutav karbitoode sinu äriprotsessidega sobitub.
  2. Kui AS-IS äriprotsessid on kaardistatud, vaata need üle andmete liikumise vaatest. Millistes äriprotsessides ja milliste tegevuste juures andmeid luuakse, muudetakse, kustutatakse? Millised tegevused, millisest andmeallikast andmeid vajavad? Algselt võid kogu selle teadmise kirja panna oma protsessimudelile. Kui aga protsessimudel läheb liialt kirjuks, siis modelleeri igale äriprotsessile kõrvale eraldi andmete liikumise diagramm (ehk data-flow-diagram). Siin on oluline silma pidada, et mõlemal mudelil kasutad samu mõisteid! Muidu ei ole hiljem võimalik neid mudeleid omavahel kokku viia.
  3. Kui lähed arendama rätseplahendust, siis tuvasta võtmekohad, mida tahad oma AS-IS protsessis täiustada. Sest soovid ju lahendust, mis tulevikus sinu senist äriprotsessi parandaks! Äriprotsesside analüüsimisel on olemas samuti erinevaid nippe ja metoodikaid ning nendest olen kirjutanud ühes oma varasemas postituses.
  4. Kui oled otsustanud karbitoote kasuks, siis küsi karbitoote pakkujalt tema tootes realiseeritud äriprotsesside kohta kirjeldusi, protsessijooniseid, selgitusi. Ja võrdle seda infot enda AS-IS äriprotsessidega. Tuvasta, kui palju on neil protsessidel sarnasusi ja erisusi! Kui tuvastad, et sinule olulistes äriprotsessides (nt sinu ettevõtte põhiprotsessides) on erisusi palju, siis kaalu uuesti, kas karbitoode on ikka kõige õigem valik?
  5. Rätseplahenduse puhul modelleeri analüüsi tulemusena tekkinud ideede pealt tuleviku äriprotsess (nö TO-BE äriprotsess). Siin on oluline silmas pidada, et TO-BE äriprotsess peab samuti olema KOKKULEPE erinevate osapoolte vahel! See ei tohiks olla pelgalt mõne konsultandi või analüütiku ettepanek, vaid peab kajastama kõikide protsessiga seotud osapoolte kokkulepet.
  6. Karbitoote puhul lepi kokku, millised äriprotsessid juurutatakse tootes ettenähtud töövoogude põhjal ja milliste puhul on vaja tootele edasiarendust.
  7. Vastavalt paika pandud TO-BE äriprotsessidele hakka tarkvara arendust või toote juurutamist tellima.

Kui soovid rohkem teada protsessipõhisest juhtimisest 👉 https://kreetsolnask.podia.com/milles-seisneb-protsessipohine-juhtimine

Kui soovid õppida äriprotsesse kaardistama ja analüüsima 👉  https://koolitus.ee/koolitused/9756/koolitus-ariprotsesside-kirjaoskuse-koolitus

Kui soovid minu mentorlust oma äriprotsesside kaardistamise ja analüüsi projektis 👉 https://calendly.com/event_types/43193181/edit?return_to=%2Fevent_types%2Fuser%2Fme